OB訪問のお礼メール例文｜件名・返信・送るタイミングを解説
こんにちは、QOLブログのえぬです。
OB訪問が終わったあと、お礼のメールで手が止まってしまう人は少なくありません。
何を書けば失礼にならないのかという点です。件名はどうするのかという点です。返信が来たらどう返すのかという点です。迷う点はいくつもあります。
この記事では、OB訪問のお礼メールの書き方を具体的な例文つきでまとめました。
読み終えるころには、自信を持って送信ボタンを押せるようになっているはずです。
- OB訪問のお礼メールで伝えるべき中身
- お礼メールを送るのに適したタイミング
- 件名や本文の具体的な書き方と例文
- 返信が来たときの返し方と区切り方
結論から言うと、OB訪問のお礼は時間を割いてくれた相手への感謝を伝えることが基本です。そのうえで話から理解が深まった点を具体的に伝えます。
就活の結果を求める文面ではなく学びへの感謝を中心にすると、ぐっと自然に仕上がります。
送るタイミングは早いほど印象が良くなります。
OB訪問のお礼メールで伝えること
まず、お礼メールの中身から見ていきます。
伝える要素は大きく3つに分かれます。順番に見ていきましょう。
お礼メールで伝える3つの要素
1つ目は、時間を割いてくれたことへの感謝です。
2つ目は、話を聞いて理解が深まった点です。
3つ目は、これからどう行動するかという前向きな一言です。
時間を割いてくれた感謝を伝える
お礼メールの土台になるのは、時間を割いてもらったことへの感謝です。
社会人は日々の仕事で忙しくしています。その合間を縫って、あなたのために時間を作ってくれました。
だからこそ、まずはその事実にしっかり感謝を伝えます。
ただ「ありがとうございました」と書くだけでは気持ちが伝わりにくくなります。何に対しての感謝なのかを言葉にすると、一気に心がこもります。
文化庁の調査でも、メールやSNSでのやり取りは誤解を招きやすいと感じる人が一定数いることが示されています（出典：文化庁「国語に関する世論調査」）。だからこそ、顔が見えないメールほど具体的に書く意識が役に立ちます。
話を聞いて深まった理解を書く
次に、OB訪問で得た学びを具体的に書きます。
ここが定型文との大きな分かれ目です。
「お話が勉強になりました」だけでは、どの会社にも送れる文章になってしまいます。
そうではなく、相手が話してくれた具体的な内容に触れるのがコツです。
たとえば、仕事のやりがいについての話です。入社後のギャップについての話です。印象に残った場面を一つ選んで、自分の言葉で書き足します。
そうすることで、あなたのためだけに書いたメールだと伝わります。
結果を求める文面にしない
お礼メールで気をつけたいのが、就活の結果を求める書き方です。
「選考で有利になるように」という気持ちが前に出ると、文面がどこか不自然になります。
OB訪問のお礼は、あくまで学びへの感謝が中心です。
見返りを求める言葉は添えず、感謝と前向きな姿勢だけを伝えます。すると、かえって誠実さが相手に届きます。
同じ就活の場面でも、面接のあとに送るお礼メールは目的が少し変わります。気になる人は面接後のお礼メールの書き方の記事もあわせて読んでみてください。
お礼メールを送るタイミング
続いて、送る時間の話です。
お礼メールは、早ければ早いほど印象が良くなります。
原則その日のうちに送る
基本はOB訪問を受けたその日のうちに送ります。
難しい場合でも、24時間以内を目安にしてください。
時間が空くほど感謝の気持ちは伝わりにくくなります。相手の記憶が新しいうちに届けるのが一番です。
もし丸一日以上たってしまっても、送らないよりは送るほうが良い選択です。
その場合は「お礼が遅くなり申し訳ございません」と一言そえると、印象がやわらぎます。
送信する時間帯の目安
送る時間帯にも少し気を配ります。
無難なのは、相手の業務時間内です。平日の9時から18時ごろを目安にするとよいでしょう。
深夜や早朝の送信は避けます。通知音で相手の時間を乱してしまうおそれがあるからです。
学校やアルバイトで日中に時間が取れないこともあるはずです。その場合でも、常識的な時間に送る配慮だけは忘れないようにします。
金曜や祝日前に送るときの配慮
金曜の夜や連休前は、少し注意したいタイミングです。
相手が確認しづらく、メールが埋もれてしまうことがあります。
とはいえ、お礼は早く送るのが原則です。
基本はその日のうちに送りつつ、どうしても遅い時間になったときは翌営業日の朝に送る判断もあります。
◆えぬのワンポイントアドバイス
「早く送らなきゃ」と焦るあまり、誤字だらけのメールを送ってしまうと逆効果です。スピードはもちろん大事ですが、一度読み返す余裕は持ってください。訪問の直後にスマートフォンで下書きだけ作ります。落ち着いてから見直して送ると、速さと正確さを両立できます。
お礼メールの基本の組み立て
ここからは、メール全体の型を見ていきます。
ビジネスメールには、昔から使われてきた基本の流れがあります。
宛名からあいさつまでの書き方
メールの始まりは宛名です。
会社名と部署名、そして相手の名前を正しく書きます。
株式会社を「（株）」と略すのは失礼にあたります。正式名称で書くのが基本です。
宛名のあとは、自分が何者かを名乗ります。大学名と学部、氏名を簡潔に書けば十分です。
この最初の数行で、ていねいな人だという印象が決まります。
本文で感謝と要点を伝える
本文は「感謝→具体的な学び→これからの一言」の順で組み立てます。
長く書く必要はありません。むしろ簡潔なほうが読みやすくなります。
話した内容の要点を一つか二つ書き添えると、お互いの認識のずれも防げます。
感謝の言葉を何度も重ねると、くどい印象になってしまいます。「感謝いたしております」「ありがたく思っております」のように、言い回しを少し変えるのがおすすめです。
結びと署名の整え方
本文の最後は、結びのあいさつでしめくくります。
定番は「今後ともどうぞよろしくお願いいたします」です。
改まった印象にしたいときは、文末に「末筆ながら」を置きます。そのうえで相手の活躍を祈る一文を続けます。
そして最後に署名を入れます。就活のメールでは、大学名・学部・学年・氏名・連絡先をまとめて書くのが基本です。
署名があるだけで、差出人がひと目で分かって親切です。
敬語の基本を押さえる
お礼メールでは敬語の使い分けも大切です。
文化庁は敬語を5つに分類しています。全部を暗記する必要はありませんが、尊敬語と謙譲語の違いだけは意識しておくと安心です。
| 分類 | 働き | 例 |
|---|---|---|
| 尊敬語 | 相手の動作を高める | いらっしゃる・おっしゃる |
| 謙譲語Ⅰ | 自分の動作を低めて相手を立てる | 伺う・お目にかかる |
| 謙譲語Ⅱ（丁重語） | 自分の動作を改まって述べる | 参る・申す |
| 丁寧語 | ていねいに述べる | です・ます |
| 美化語 | 上品に述べる | お話・お時間 |
（出典：文化庁「敬語の指針」）
相手の行動には尊敬語を使います。自分の行動には謙譲語を使います。この基本さえ守れば、大きな失敗は避けられます。
失礼のない件名の書き方
本文と同じくらい大事なのが件名です。
相手は毎日たくさんのメールを受け取っています。件名だけで用件が分かる工夫が欠かせません。
用件と氏名がわかる件名にする
良い件名の条件は、ひと目で用件と差出人が分かることです。
「OB訪問のお礼」のように用件を先に書き、そのあとに大学名と氏名を添えます。
件名は短く簡潔にします。スマートフォンでは表示できる文字数が限られるからです。
長い前置きや飾りの言葉は、思い切って削ってしまいましょう。
件名づくりの基本はお礼メールの件名の書き方の記事でもくわしく解説しています。
すぐ使える件名の例
そのまま参考にできる件名の例をいくつか挙げます。
OB訪問のお礼（◯◯大学 氏名）
本日のOB訪問のお礼を申し上げます（◯◯大学 氏名）
【御礼】OB訪問のお時間をいただきありがとうございました
どれも用件と差出人がはっきりしています。
自分の状況に合わせて、少しだけ言葉を入れ替えて使ってください。
OB訪問のお礼メール例文
ここまでの内容を、実際の例文にまとめます。
場面ごとに3つ用意しました。自分の言葉を足しながら使ってみてください。
基本の例文
まずは、どんな場面にも使える基本の例文です。
◯◯株式会社
◯◯部 ◯◯様
お世話になっております。
◯◯大学◯◯学部の△△と申します。
本日はお忙しいなか、OB訪問のお時間をいただき誠にありがとうございました。
△△様から伺ったお仕事のやりがいについてのお話は、私にとって大きな学びになりました。漠然としていた働くイメージが、はっきりと形になった気がしております。
本日教えていただいた内容をもとに、これからの準備を進めてまいります。
末筆ながら、△△様の一層のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
まずはお礼かたがたご挨拶を申し上げます。
――――――
◯◯大学◯◯学部◯年
△△ △△
メール：xxx@xxx
電話：000-0000-0000
――――――
話が深まったときの例文
じっくり相談に乗ってもらえたときは、感謝をもう少しふくらませます。
本日は長い時間にわたり、丁寧にお話を聞かせていただきありがとうございました。
私が悩んでいた仕事選びの軸について、△△様ご自身の経験をまじえて教えていただきました。その点がとてもありがたかったです。
特に「迷ったら自分が成長できるほうを選ぶ」というお言葉が、強く心に残っております。
いただいた助言を胸に、これからの就職活動に取り組んでまいります。
相手の言葉を一つ引用すると、ちゃんと聞いていた気持ちが伝わります。
社員を紹介してもらったときの例文
別の社員を紹介してもらった場合は、その点にもお礼を添えます。
本日はお忙しいなか、貴重なお時間をいただきありがとうございました。
あわせて、◇◇部の方をご紹介いただけるとのお話をいただきました。重ねてお礼申し上げます。
△△様のお話を通じて、御社で働くイメージがより具体的になりました。
ご紹介いただいた方にも、失礼のないよう連絡を取らせていただきます。
紹介は相手の信用を使った親切です。そのぶん、ていねいな感謝を忘れないようにします。
◆えぬのワンポイントアドバイス
例文はあくまで土台として使ってください。そのままコピーして送ると、どこか借り物の文章になってしまいます。一文でいいので、その日に自分が感じたことを足してみてください。「緊張していましたが、最後は楽しく話せました」のような素直な一言が最も心に残ります。
お礼メールの返信への対応
お礼メールを送ったあと、相手から返信が来ることがあります。
ここで迷う人も多いです。返し方をまとめておきます。
返信が来たら短く返す
相手から返信が届いたら、こちらも短く返すのが基本です。
長々と書く必要はありません。むしろ簡潔なほうがスマートです。
「ご丁寧なお返事をありがとうございます」と感謝を述べ、今後の一言を添えれば十分です。
相手が心のこもった長文で返してくれたときは、こちらも儀礼で済ませません。ていねいに返します。
お礼メールへの返信が必要かどうか自体に迷う人は、お礼メールへの返信のマナーの記事も参考になります。
返信への返信の例文
相手の返信に返すときの、短い例文を紹介します。
△△様
ご丁寧なお返事をいただき、ありがとうございます。
あたたかいお言葉に、身が引きしまる思いです。
本日伺ったお話を糧に、就職活動に励んでまいります。
お忙しいなか恐れ入りますので、ご返信にはどうぞお気遣いなくお願いいたします。
最後に返信を求めない一言を入れると、やり取りをきれいに区切れます。
お礼の応酬をどこで区切るか
お礼にお礼を返していると、やり取りが延々と続いてしまいます。
どこかで止めるのも、相手への配慮です。
区切りをつけたいときは「ご返信にはお気遣いなく」と添えます。
「返信不要」と書くと冷たく感じられることがあります。やわらかい言い換えを選ぶほうが安心です。
注意：「返信不要」はそのまま使わない
「ご返信は不要です」は、人によっては素っ気なく感じられます。
「ご返信にはお気遣いなく」「お手すきの際で構いません」のように、角の立たない表現に置き換えると印象がやわらぎます。
送る前に確かめたいこと
最後に、送信ボタンを押す前の確認ポイントです。
ちょっとした見落としが、大きな印象の差になります。
取り急ぎお礼までは避ける
つい使いたくなるのが「取り急ぎお礼まで」という言葉です。
これは本来、説明を省いて急いで用件を伝える言い回しです。
「とりあえずお礼した」という印象を与えることがあります。
目上の相手には「まずはお礼申し上げます」などに言い換えるのが無難です。
慣用的に使う人もいますが、就活の相手には避けておくほうが安心でしょう。
テンプレートのまま送らない
定型文は便利な土台です。
ただ、そのまま送ると相手の心には響きません。
どの会社にも出せる文章は、裏を返せば誰の心にも残らない文章です。
必ず、その日の体験に合わせた一言を足します。相手の名前や話題を具体的に入れるだけで、ぐっと自分らしくなります。
誤字や宛名の間違いを防ぐ
見落としがちなのが、誤字と宛名の間違いです。
会社名や相手の名前を間違えるのは、いちばん避けたいミスです。
送信前には、宛名を声に出して読み返すくらいの慎重さがちょうどよいかと思います。
敬語の使い方に自信がないときは、文章をチェックしてくれる文章作成支援ツールを使う手もあります。
たとえば文賢のような文章チェックツールは、句読点のバランス・二重敬語・不快な言い回しを客観的に教えてくれます。
大事な相手に送るメールほど、送信前にツールで誤りを確認するひと手間が効いてきます。
◆えぬのワンポイントアドバイス
自分の文章は、どうしても目が慣れてしまって誤りに気づきにくいものです。私は、一度書いたら少し時間を置いてから読み返すことをおすすめしています。それでも不安なときはチェックツールに通すと客観的に見直せます。最後は「自分が受け取ったら嬉しいか」を基準に、もう一度読んでみましょう。
OB訪問のお礼メールに関するよくある質問
Q1. OB訪問のお礼メールは必ず送るべきですか？
A. 必須のマナーとまでは言えませんが、送っておくほうが無難です。時間を割いてくれた相手への感謝は、言葉にして初めて伝わります。送ったことがマイナスになる場面はほとんどありません。迷ったら送る、と考えておくとよいでしょう。
Q2. お礼メールへの返信が来たら、また返したほうがいいですか？
A. 短くでよいので返すと好印象につながります。感謝の一言と今後への意気込みを添えれば十分です。そのうえで「ご返信にはお気遣いなく」と結べば、お礼の応酬をきれいに区切れます。長文にする必要はありません。
Q3. お礼が翌日になってしまったら、もう送らないほうがいいですか？
A. 遅くなっても送るほうが良い選択です。その場合は「お礼が遅くなり申し訳ございません」と一言そえてください。何も送らないより、遅れても感謝を伝えたほうが気持ちは残ります。ただし数日放置するのは避けたいところです。
Q4. メールではなく、LINEやSNSでお礼を送ってもいいですか？
A. 相手と連絡先を交換した経緯によります。もともとメールでやり取りしていたなら、お礼もメールが自然です。面識の浅い社会人には、カジュアルな手段よりメールのほうが無難でしょう。相手に合わせて手段を選んでください。
Q5. 件名はどのように書けば失礼になりませんか？
A. 用件と差出人がひと目で分かる件名にします。「OB訪問のお礼（◯◯大学 氏名）」のように、用件を先に書いて大学名と氏名を添える形が分かりやすいです。長い飾り言葉は省き、短くまとめるのが基本です。
OB訪問のお礼メールのまとめ
OB訪問のお礼メールは、むずかしく考える必要はありません。
大切なのは、感謝の気持ちを自分の言葉で具体的に伝えることです。
最後に、この記事の要点を振り返ります。
- 伝えるのは「時間への感謝」「深まった理解」「前向きな一言」の3つ
- 送るタイミングは原則その日のうち、遅くとも24時間以内
- 件名は用件と氏名がひと目で分かるように短くまとめる
- 就活の結果を求めず、学びへの感謝を中心にする
- 返信が来たら短く返し、最後はやわらかい一言で区切る
- 送信前に宛名と誤字を見直し、不安ならツールでも確認する
お礼メールは、あなたの誠実さが伝わる最後のひと押しです。
今日のOB訪問を、次につながる出会いにしてください。
