就労証明書を会社に依頼する例文は何が正しい？解説！

保育園や学童の入園申請、転職や住宅ローンの審査など、就労証明書を会社に依頼する場面は意外と多いものです。しかし、いざ依頼しようとすると、どのような文面で伝えればよいのか迷う方も少なくないでしょう。

就労証明書は人事や総務に手間をかける書類のため、失礼のない伝え方と必要事項の整理がとても重要です。期限ぎりぎりに依頼してしまうと、担当者の業務を圧迫し、社内の関係性にも影響が出る可能性があります。

本記事では、メール・電話・郵送のシーン別に、そのまま使える就労証明書の依頼例文をまとめました。基本マナーから書き方のコツまで丁寧に解説しますので、ぜひ参考にしていただければと思います。

• 就労証明書を依頼する前に押さえておくべき基本マナー
• メール・電話・郵送それぞれの依頼例文
• 依頼時に必ず伝えるべき5つの情報
• こども家庭庁の標準様式と封筒・添え状の書き方

就労証明書を会社に依頼するときの基本マナー

就労証明書は、依頼するだけで会社の担当者の手間が発生する書類です。依頼の前に、誰に・どのように・何を伝えるのかを整理しておきましょう。本セクションでは、依頼方法の選び方や伝えるべき情報、件名の付け方、標準様式について解説します。

就労証明書とは何か（在職証明書との違い）

就労証明書とは、勤務先で働いている事実を証明する書類のことです。保育園・認定こども園・幼稚園・学童クラブの利用申請や、住宅ローン審査、配偶者ビザの申請など、行政や金融機関に提出する目的で発行されます。

似た書類に「在職証明書」がありますが、両者には明確な違いがあります。在職証明書は転職や退職後の手続きで使われることが多く、勤務期間や役職を証明するシンプルな書類です。一方、就労証明書は勤務時間・雇用形態・収入など、より細かい情報の記載が求められる傾向にあります。

提出先によって書式が指定されている場合がほとんどのため、まず自治体や提出先の指示を確認することが大切です。指定様式がある場合は、そのフォーマットを会社に渡して記入を依頼する流れになります。

また、就労証明書は原則として会社の公印や代表者印が必要になるケースが多く、個人で発行できる性質のものではありません。そのため、発行を依頼する際は会社側の決裁フローを考慮し、押印までの所要日数を見込んだスケジュール設定が求められるでしょう。会社によっては稟議を通す必要があるため、想像以上に時間がかかる場合もあります。

依頼先と依頼方法の選び方

就労証明書の発行は、一般的に人事部や総務部が担当します。中小企業の場合は経理担当や代表者が直接対応するケースもあるため、まず誰に依頼すべきかを確認しましょう。直属の上司に相談してから人事へ繋いでもらうのが、最もスムーズな方法と言えます。

依頼方法は、メール・電話・対面・郵送のいずれかが選べます。在職中であれば記録が残るメール依頼が最も失敗が少ない方法です。提出期限・必要書式・返却方法といった情報を一度の連絡でまとめて伝えられ、担当者も自分のタイミングで確認できる利点があります。

退職後や育休中などで会社にいない場合は、メールに加えて電話で一報を入れたり、原本を郵送で送り返してもらう必要があるため添え状を同封したりと、状況に応じた組み合わせが必要になります。育児休業中の方の場合、社内メールアドレスにアクセスできない期間があるため、個人アドレスからの連絡となることを一言添えるとスムーズでしょう。

なお、小規模な会社や家族経営の職場では、社長や代表者が直接記入するケースも見受けられます。その場合は書類様式を事前に用意し、記入例も添えて提出すると親切です。相手の業務負担を減らす配慮こそ、依頼者として最も大切な姿勢と言えるでしょう。

依頼方法	適した場面	メリット
メール	在職中・育休中	記録が残り情報を整理しやすい
電話	急ぎの場合・追加確認	その場で疑問を解消できる
郵送	退職後・遠方	原本のやり取りが確実
対面	少人数の職場	直接お願いでき関係性を保てる

依頼時に伝えるべき5つのポイント

就労証明書の依頼で最も重要なのは、担当者がすぐに作業に着手できる情報を一度で渡すことです。情報が不足すると何度もやり取りが発生し、担当者の負担が増えてしまいます。最低限、次の5点を必ず明記しましょう。

1. 提出先と利用目的（例：○○市役所・保育園入園申請のため）
2. 提出期限（例：○月○日必着）
3. 使用する様式（指定様式がある場合は添付）
4. 返却方法（社内便・郵送・PDF送付など）
5. 自分の所属・氏名・社員番号（複数事業所がある場合は事業所名も）

これらを最初の依頼時にまとめて伝えれば、担当者は内容を確認してすぐに記入作業に入れます。期限については、最低でも2週間以上の余裕を持たせるのが社会人としてのマナーです。

クッション言葉と件名の付け方

依頼メールの件名は、「何の依頼か」「いつまでか」が一目で分かる形にしましょう。件名があいまいだと、忙しい担当者の受信箱に埋もれてしまう可能性があります。30文字以内を目安に、用件と期限を端的に示すのが理想です。

件名の参考例として、「【ご依頼】就労証明書発行のお願い（営業部 山田）」「【○月○日まで】就労証明書ご記入のお願い」「就労証明書発行のご依頼（保育園入園のため）」などが挙げられます。急ぎの場合は【至急】より【○月○日まで】と具体的な日付を入れる方が、相手にとって判断しやすいでしょう。

本文では「お忙しいところ恐れ入りますが」「ご多忙中誠に恐縮ですが」といったクッション言葉を入れると印象が和らぎます。「お手数をおかけしますが」「ご対応いただけますと幸いです」なども、依頼の語尾を柔らかくしてくれる定番表現です。こうしたクッション言葉は本文冒頭と結びの2か所に入れると、全体のトーンが整うと言えます。

反対に、「至急対応してください」「なるべく早く」といった指示的な表現は避けたほうが無難です。依頼する側の立場である以上、あくまでお願いの姿勢を崩さないことが、円滑な業務進行の土台となります。

こども家庭庁の標準様式について

保育園や認定こども園の利用申請に使う就労証明書は、令和6年4月入所分からこども家庭庁が定める標準様式の使用が原則となりました。これにより、自治体ごとに異なっていた様式がほぼ統一され、企業側の事務負担も軽減されています。

標準様式はこども家庭庁「就労証明書の標準的様式について」で公表されています。また、内閣府の就労証明書作成コーナーでは、市区町村ごとの様式をダウンロードでき、Excelで作成可能です。

会社に依頼する際は、自治体の指定様式を事前にダウンロードして添付するのが親切です。担当者が様式を探す手間を省けるため、対応もスムーズになります。なお、自治体によっては独自の追加項目を設けている場合もあるため、提出先のホームページで最新版を確認しておきましょう。

一方で、標準様式の導入後も一部の自治体では独自書式を維持しているケースがあります。特に、待機児童対策で独自加点を設けている自治体では、追加の設問が用意されている傾向にあるため、必ず提出先の案内を最新の状態で確認しましょう。また、認可外保育施設や企業主導型保育所では、独自の様式を求められる場合もあります。

就労証明書を会社に依頼する例文集

ここからは、シーン別にそのまま使える就労証明書の依頼例文を紹介します。メール・電話・郵送それぞれのケースについて、保育園入園や転職、退職後など状況別の文面をまとめました。文面はあくまで雛形ですので、社内の文化や相手との関係性に合わせて調整してください。

メール依頼例文（保育園入園）

保育園の入園申請は、就労証明書の依頼で最も多いケースと言えます。期限が決まっており、自治体指定の様式があるため、必要情報を漏れなく伝えることが特に重要です。

件名：就労証明書ご記入のお願い（○月○日まで／営業部 山田）

人事部 ○○様

お疲れ様です。営業部の山田花子（社員番号12345）です。

このたび、長女の保育園入園申請にあたり、○○市指定の就労証明書を提出する必要がございます。

つきましては、お忙しいところ恐れ入りますが、添付の様式へのご記入をお願いできますでしょうか。

・提出先：○○市役所こども支援課
・提出期限：○月○日（必着）
・返却方法：記入後、社内便にてお戻しいただけますと幸いです
・添付：○○市指定様式（Excel）

ご多忙の折、お手数をおかけして申し訳ございません。何卒よろしくお願い申し上げます。

営業部 山田花子
内線：1234

提出先の正式名称・期限・返却方法・添付ファイルが一目で確認できるよう、本文を箇条書きで整理しているのがポイントです。担当者が転送する場合も、そのまま情報が伝わる構成になっています。

メール依頼例文（学童・教育関連）

学童保育や放課後児童クラブへの提出も、保育園入園と同じく自治体指定の様式が用いられるケースが多いものです。継続利用の場合は更新時期に合わせて毎年依頼することになるため、依頼文を雛形として残しておくと便利でしょう。

件名：就労証明書ご記入のご依頼（学童継続申請／○月○日まで）

総務部 ○○様

いつもお世話になっております。経理課の佐藤太郎です。

長男の学童保育の継続申請にあたり、○○市指定の就労証明書のご記入をお願いしたくご連絡いたしました。

昨年と同様の内容で問題ございません。お忙しいところ恐縮ですが、ご対応いただけますと幸いです。

・提出期限：○月○日
・返却方法：PDFスキャンをメールにてご返送ください

何卒よろしくお願い申し上げます。

継続利用の場合は「昨年と同様の内容で」と添えることで、担当者の確認作業を最小限にできます。毎年の依頼であっても、丁寧な依頼文と期限の明示は欠かさないことが信頼関係の維持につながります。

メール依頼例文（転職・退職後）

転職活動や退職後の手続きで、前職の在籍期間や役職を証明する必要が出るケースも珍しくありません。退職後は連絡そのものに気を遣う方が多いですが、丁寧な文面であれば多くの会社が対応してくれます。

件名：在職時の就労証明書発行のお願い（元営業部 田中）

○○株式会社 人事部 ○○様

突然のご連絡失礼いたします。○○年○月まで営業部に在籍しておりました田中一郎と申します。

このたび転職先での手続きに際し、貴社在籍時の就労証明書が必要となり、ご連絡差し上げました。

大変お手数をおかけいたしますが、下記内容にてご対応いただけますと幸いです。

・必要事項：在籍期間、役職、業務内容
・返送先：〒○○○-○○○○ 東京都○○区○○ 田中一郎
・返信用封筒：別途郵送にてお送りいたします

ご多用のところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

退職後の依頼では、所属していた部署と在籍期間を冒頭で明示すると、担当者が記録を探しやすくなります。返送費用についても自分が負担する旨を伝えるのが礼儀でしょう。

なお、退職後の就労証明書発行は労働基準法第22条で使用者に義務付けられているため、正当な理由がない限り拒否することはできないと規定されています。ただし、発行義務があるとはいえ、急ぎの依頼や高圧的な物言いは禁物です。円滑に対応してもらうためにも、感謝の気持ちを忘れずに伝えることが大切と言えます。

電話で依頼するときの会話例

電話での依頼は記録が残らない分、要点を整理してから掛けるのが鉄則です。話した後は必ずメールで内容を再確認するのが望ましいでしょう。電話と書面のダブルで残すことで、行き違いを防げます。

電話のあとは、上記の内容をそのままメールに落とし込み「先ほどお電話でお伝えした件です」と添えて送信します。電話だけで終わらせず必ず文書で残すことが、お互いの認識ずれを防ぐコツと言えるでしょう。

急ぎの場合や、相手の状況がわからないときは「今、お時間よろしいでしょうか」と一言添えるのもマナーです。担当者が会議中や繁忙期の場合、後で改めて掛け直す配慮が信頼につながります。電話でのやり取りは相手の表情や資料が見えない分、端的な言葉選びと確認の姿勢が求められます。

郵送時の添え状・封筒の例文

退職後や遠方の会社に依頼する場合、記入用の様式と返信用封筒を一緒に郵送することがあります。その際は必ず添え状（送付状）を同封しましょう。添え状は依頼の主旨と感謝を伝える一枚で、社会人としてのマナーが問われる部分です。

令和○年○月○日

○○株式会社
人事部 ○○様

拝啓　時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
○○年○月まで貴社にお世話になっておりました田中一郎です。

このたび、保育園の入園申請にあたり、就労証明書のご記入をお願いしたくご連絡いたしました。お忙しいところ大変恐縮ですが、ご対応のほどよろしくお願い申し上げます。

同封書類
一、就労証明書様式　1部
一、返信用封筒（切手貼付済）　1部

敬具

封筒の表書きには宛名の左下に「就労証明書ご記入依頼の件」など、朱書きで内容を明示すると親切です。返信用封筒には自分の住所と氏名を記入し、切手を貼付しておくのが基本マナーになります。

依頼後のお礼メール例文

就労証明書を受け取った後は、必ずお礼の連絡を入れましょう。依頼して終わりではなく、感謝を伝えることが今後の関係性を保つ上で大切です。手間を取ってくれた担当者への配慮を忘れないようにしたいものです。

件名：就労証明書ご記入のお礼

人事部 ○○様

お疲れ様です。営業部の山田花子です。

このたびは、お忙しい中、就労証明書のご記入をいただきまして誠にありがとうございました。おかげさまで無事に提出することができました。

今後ともお世話になりますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

お礼メールは長文である必要はなく、受け取り報告と感謝の言葉を簡潔にまとめるのが好ましいでしょう。退職後の依頼であれば、改めて転職後の状況を一言添えると、より丁寧な印象を残せます。

関連して、見積依頼のお礼メールの書き方も依頼後の対応として参考になります。また、協力依頼文の書き方も合わせて確認しておくと、社内外の依頼業務全般で役立つでしょう。

就労証明書を会社に依頼する例文のまとめ

就労証明書を会社に依頼するときは、提出先・期限・様式・返却方法・自分の所属の5点を必ず伝えることが基本です。担当者が一度の連絡で必要な情報を把握できれば、対応スピードも品質も格段に上がります。

メールでの依頼は記録が残るため最も推奨される方法ですが、急ぎの場合は電話で一報を入れ、後からメールで補足するのが望ましいでしょう。退職後の依頼では、添え状と返信用封筒を必ず同封するのが社会人としての礼儀です。

件名は用件と期限が一目で分かる形にし、本文ではクッション言葉で配慮を示すこと。記入してもらった後はお礼の連絡まで含めて、ひとつの依頼業務として完結させましょう。Indeedの解説記事や、確認依頼メールの書き方も併せて参考にしていただければと思います。

就労証明書の依頼は、丁寧さと正確さの両方が問われる業務です。本記事の例文を雛形として活用しながら、自分の状況に合った形にアレンジしてご活用ください。担当者との関係性や社内文化に応じて微調整することで、より自然な依頼文になるはずです。

特に保育園入園のように期限が厳格なシーンでは、早めの依頼と丁寧な文面が何より重要になります。書式の準備、期限の共有、お礼の連絡までをひとつの業務として計画的に進めることで、担当者の信頼を得ながら必要な書類を確実に受け取れるでしょう。