ビジネスシーンにおいて、契約書の取り交わしは非常に重要なプロセスです。特に契約書を返送する場面では、相手への敬意と信頼性を示すために、送付状（添え状）を同封することがビジネスマナーとして広く認識されています。しかし、いざ契約書を返送するときに送付状の書き方で迷う方も少なくないかもしれません。どのような項目を記載すればよいのか、適切な例文はあるのか、特に個人事業主の場合はどうすればよいか、といった疑問が浮かぶこともあるでしょう。契約書は双方の合意を示す大切な書類ですから、その返送プロセスも丁寧に行いたいものです。この記事では、契約書の返送時に役立つ送付状の基本的な知識から、すぐに使える例文やテンプレートのポイントについて調査し、まとめていきます。
この記事を読むことで、以下のような点が明確になるでしょう。
・契約書返送時に送付状が必要とされる理由
・送付状に記載すべき必須項目と基本的なマナー
・状況別（個人・一部返送など）の送付状の書き方や例文のポイント
・送付状なしで返送した場合に考えられるリスク
契約書の返送で知っておきたい送付状の基本と例文
ここでは、契約書を返送する際に同封する送付状の基本的な役割や作成マナー、そして具体的な記載項目について説明していきます。契約書という重要書類を扱う上で、送付状がどのような意味を持つのかを理解することは、円滑な取引関係を築く上で役立つかもしれません。順に見ていきましょう。
送付状が契約書返送で必要な理由
送付状作成の基本的なマナーとは
送付状に記載すべき必須項目を解説
契約書を返送するときの送付状の注意点
一部返送や二部返送の送付状はどう書くか
雇用契約書返送の添え状テンプレートのポイント
送付状が契約書返送で必要な理由
契約書を返送する際に送付状を同封するのには、いくつかの大切な理由があると考えられます。まず第一に、ビジネスマナーとして相手への敬意を示すという側面があります。書類だけを封筒に入れて送るのではなく、一枚の書状を添えることで、丁寧な印象を与えることにつながるでしょう。これは、対面でのやり取りにおける挨拶と同様の役割を果たすものと捉えることができるかもしれません。次に、送付状は「誰から」「誰に」「何を」「どれだけ」送ったのかを明確にするための「送り状」としての機能も持っています。契約書のような重要書類の場合、送付物が正確に相手に伝わることが不可欠です。送付状に内容物の詳細（例：「契約書1部」など）を記載することで、相手は受け取った書類に漏れがないかを確認しやすくなります。もし万が一、配送トラブルなどで内容物が不足していた場合でも、送付状の記載内容が確認の手がかりになる可能性があります。さらに、送付状はコミュニケーションを円滑にする役割も担います。単なる書類の送付であっても、「拝啓時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。」といった時候の挨拶や、「ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。」といった結びの言葉を添えることで、機械的ではない、人間味のあるやり取りが生まれるかもしれません。これは、長期的な信頼関係の構築にも寄与する要素と言えるでしょう。このように、送付状は単なる慣習ではなく、丁寧さの表明、内容の明確化、そして円滑なコミュニケーションという、ビジネスをスムーズに進めるための複数の重要な役割を担っていると考えられるのです。
送付状作成の基本的なマナーとは
契約書返送時に添える送付状を作成する際には、いくつかの基本的なマナーが存在するとされています。これらを押さえておくことで、相手に失礼のない、適切なビジネス文書を作成することができるようになるでしょう。まず、用紙のサイズですが、一般的にはA4サイズが最も多く用いられます。これは、送付状と一緒に送る契約書や他のビジネス文書がA4サイズであることが多いため、サイズを統一することで相手が管理しやすくなるという配慮からです。次に、書き方ですが、現代のビジネスシーンでは横書きが主流となっています。もちろん、業種や相手先との関係性によっては縦書きが好まれる場合もあるかもしれませんが、特に指定がなければ横書きで作成するのが無難と言えるでしょう。作成方法については、手書きである必要はなく、むしろPC（パソコン）で作成することが一般的です。PCで作成することで、読みやすく、整然とした印象を与えられますし、誤字脱字の修正も容易です。また、一度テンプレートを作成しておけば、日付や宛名、送付内容を変更するだけで使い回せるため、効率化にもつながります。フォントは、明朝体やゴシック体など、ビジネス文書として読みやすい標準的なものを選ぶのがよいでしょう。送付状が完成したら、そのまま封筒に入れるのではなく、クリアファイルに入れることも配慮の一つです。特に契約書は重要書類であるため、雨などで濡れたり、配送中に折れ曲がったりすることを防ぐためにも、契約書本体と一緒にクリアファイルに挟んでから封筒に入れることが推奨されます。
送付状に記載すべき必須項目を解説
契約書返送用の送付状には、ビジネス文書としての正確性を担保し、必要な情報を相手に過不足なく伝えるために、記載すべきいくつかの必須項目があります。これらの項目を漏れなく記載することが、送付状作成の基本となります。まず、文書の右上に「日付」を記載します。これは、送付状を作成した日付ではなく、ポストに投函する日（発送日）を記載するのが一般的です。次に、左上には「宛名」を記載します。相手の会社名、部署名、役職名、氏名を正確に記します。会社名や部署名宛の場合は「御中」、個人名宛の場合は「様」という敬称を使い分けます。宛名の下、右側には「差出人情報」を記載します。これには、自分の会社名（個人の場合は氏名や屋号）、住所、電話番号、メールアドレスなど、連絡先を明記します。中央には「件名」を記載すると、受け取った相手が何の書類であるかを一目で理解できるため親切です。例えば「契約書ご返送の件」といった簡潔な件名が考えられます。本文は、「頭語」と「結語」で挟むのが基本的な形式です。「拝啓」で始まり、「敬具」で終わるのが一般的です。頭語の後には、時候の挨拶（例：「時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。」）と、日頃の感謝を述べる言葉を続けます。その後、「さて、この度ご送付いただきました契約書に署名・捺印いたしましたので、ご返送申し上げます。」といった主旨を伝えます。本文の後には、「記書き」を用いて送付内容を具体的に記載します。中央に「記」と書き、その下に送付する書類の名称と部数を箇条書きにします（例：「〇〇契約書（署名・捺印済）1部」）。最後に、箇条書きの右下に「以上」と記載して締めくくります。これらの項目を順序立てて配置することで、整然としたビジネス文書としての送付状が完成すると考えられます。
契約書を返送するときの送付状の注意点
契約書を返送する際の送付状を作成するにあたっては、いくつかの注意点があり、これらに配慮することが重要になるかもしれません。まず最も基本的なこととして、誤字脱字の徹底的なチェックが挙げられます。特に相手の会社名、部署名、氏名といった宛名は、絶対に間違えてはならない部分です。万が一、宛名を間違えてしまうと、大変失礼にあたり、ビジネスマナーを疑われてしまう可能性も否定できません。差出人である自分の連絡先情報（住所、電話番号など）についても、間違いがないか再度確認することが求められます。次に、敬称の使い分けです。前述の通り、会社名や部署名など、組織全体に宛てる場合は「御中」を使用します。一方、特定の個人（担当者など）に宛てる場合は「様」を使用します。例えば、「〇〇株式会社御中」や「〇〇株式会社営業部〇〇様」のようになります。「〇〇株式会社様」といった使い方は一般的ではありませんし、「〇〇株式会社御中〇〇様」のように「御中」と「様」を併用することも誤りです。日付の記載についても注意が必要です。送付状に記載する日付は、書類を作成した日ではなく、実際に発送する日（ポスト投函日や郵便局の窓口に持ち込む日）を記載するのが通例です。内容物についても、送付状の記書き部分に記載した内容と、実際に封筒に入れる内容物が一致しているかを必ず確認してください。「契約書1部」と記載したのに、他の書類も同封していたり、逆に契約書しか入っていなかったりすると、相手を混乱させてしまう可能性があります。もし、契約書以外にも同封する書類がある場合は、それらもすべて記書きに明記することが望ましいでしょう。これらの点に注意を払うことで、より正確で丁寧な送付状を作成することにつながると考えられます。
一部返送や二部返送の送付状はどう書くか
契約書の取り交わしにおいては、契約書を2部受け取り、署名・捺印した上で1部を相手に返送し、もう1部を自社（自分）で保管するというケースがよくあります。このような、契約書を送付状と共に一部返送する場合や、逆に相手に署名・捺印をしてもらうために契約書を2部送付し、うち1部の返送を依頼する場合など、送付状の書き方には少し工夫が必要になるかもしれません。まず、契約書を1部返送する（1部は自社保管）場合です。この場合、送付状の記書き部分で、どの書類を何部返送し、何部を自社で保管するのかを明記すると親切です。例えば、以下のような記載が考えられます。「記」「1.〇〇契約書（署名・捺印済）1部」「（※貴社よりご送付いただきました2部のうち、1部は弊社にて保管させていただきます。）」「以上」このように補足を加えることで、相手は契約書が正しく処理されたことを確認でき、安心感を持つかもしれません。次に、自社が契約書を作成し、相手に2部送付して署名・捺印を依頼し、1部の返送を求める場合です。この場合も、送付状の本文や記書きで、相手に行ってほしいアクションを明確に伝えることが重要です。本文中では、「つきましては、同封の契約書2部にご署名・ご捺印の上、うち1部を弊社宛にご返送くださいますようお願い申し上げます。」といった一文を加えるとよいでしょう。そして記書きには、「記」「1.〇〇契約書2部」「（※ご署名・ご捺印の上、1部をご返送ください。）」「2.返信用封筒1通」「以上」のように記載します。返信用封筒を同封するのは、相手の手間を省くためのビジネスマナーとして非常に有効な手段と考えられます。このように、契約書の部数や返送の要否に応じて、送付状の記載内容を具体的に調整することが、双方の認識の齟齬を防ぎ、スムーズな契約手続きにつながるでしょう。
雇用契約書返送の添え状テンプレートのポイント
雇用契約書を返送する際の添え状（送付状）も、基本的にはこれまで述べてきたビジネス文書としての送付状のルールに則って作成することになります。ただし、雇用契約は企業と個人の間で交わされる重要な契約であり、これから始まる新しい関係性（雇用関係）の第一歩とも言える場面です。そのため、雇用契約書を返送する際の添え状のテンプレートにおいては、事務的な正確さに加えて、入社への意欲や感謝の気持ちを簡潔に添えることで、より好印象を与える可能性があるかもしれません。まず、必須項目（日付、宛名、差出人情報、件名、頭語・結語、本文、記書き）は漏れなく記載します。宛名は、採用担当者の氏名が分かっていれば「〇〇株式会社人事部〇〇様」のように個人宛に、不明であれば「〇〇株式会社人事部御中」または「採用ご担当者様」とします。件名は「雇用契約書ご返送の件」などでよいでしょう。本文では、まず内定（採用）に対する感謝の意を述べることが考えられます。「拝啓時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。この度は、採用内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。」といった形です。続けて、「ご送付いただきました雇用契約書に署名・捺印いたしましたので、ご返送申し上げます。」と本題を記します。記書きには「雇用契約書（署名・捺印済）1部」などと記載します。そして、結びの挨拶の前に、「貴社の一員として貢献できますよう、精一杯努力してまいる所存です。」や「入社を心より楽しみにしております。」といった、前向きな一言を添えることがポイントになるかもしれません。ただし、あくまで送付状はビジネス文書であるため、過度に感情的になったり、長文になったりするのは避け、簡潔にまとめることが肝心です。こうした少しの配慮が、入社後の円滑なコミュニケーションのきっかけになる可能性も考えられます。
契約書の返送に使える送付状の例文と個人向けの書き方
ここでは、実際に契約書を返送する際に活用できる送付状の具体的な例文や、特に個人事業主・フリーランスの方が送付状を作成する際のポイントについて調査していきます。ビジネスシーンでそのまま使える基本的な型から、書類を返送するときの送付状の例文として応用できるものまで、幅広く見ていきましょう。
契約書返送の送付状の基本例文
個人事業主が送る場合の送付状例文
書類返送の送付状で使える例文（個人向け）
送付状なしで契約書を返送するリスク
送付状作成を効率化するヒント
契約書の返送と送付状の例文に関する総まとめ
契約書返送の送付状の基本例文
契約書を返送する際に使用できる、最もスタンダードな送付状の例文を紹介します。これは、法人・個人を問わず、多くのビジネスシーンで応用が利く基本的な形式です。各項目を、ご自身の状況に合わせて適切に変更して活用することが考えられます。
（右上に記載）
令和〇年〇月〇日
（左上に記載）
〇〇株式会社
営業部〇〇様
（右側に記載）
（自分の郵便番号）
（自分の住所）
（自分の氏名または会社名・屋号）
（自分の電話番号）
（自分のメールアドレス）
（中央に記載）
契約書ご返送の件
（本文）
拝啓
時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、この度ご送付いただきました「〇〇業務委託契約書」につきまして、
内容を拝読し、署名・捺印いたしましたので、ご返送申し上げます。
ご査収のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
まずは、書中をもちましてご返送のご連絡とさせていただきます。
敬具
（中央やや下に記載）
記
1.〇〇業務委託契約書（署名・捺印済）1部
以上
この例文は、契約書の返送における送付状の例文として、必要な要素（日付、宛名、差出人、件名、頭語・結語、本文、記書き）を網羅しています。本文中の「〇〇業務委託契約書」の部分は、実際の契約書の名称に合わせて変更してください。また、契約書が2部送られてきて1部を返送する場合は、記書きの部分を「〇〇業務委託契約書（署名・捺印済）1部（※1部は弊社にて保管いたします）」のように変更すると、より丁寧な印象になるでしょう。この基本形を抑えておけば、多くの場面で対応可能と考えられます。
個人事業主が送る場合の送付状例文
個人事業主やフリーランスの方が契約書を返送する際の送付状も、基本的な構成は前述の例文と変わりません。ただし、個人として送付するにあたり、差出人情報の書き方に少し特徴が出ます。会社名がない場合、屋号を持っているか、個人名のみで活動しているかで記載方法が異なります。
（右上に記載）
令和〇年〇月〇日
（左上に記載）
〇〇株式会社
〇〇部〇〇様
（右側に記載）
〒XXX-XXXX
（自分の住所）
（屋号を持っている場合：屋号）
（自分の氏名）
電話番号：XXX-XXX-XXXX
Email：XXXX@XXXX.com
（中央に記載）
〇〇契約書ご返送の件
（本文）
拝啓
貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。
さて、ご送付いただきました「〇〇契約書」につきまして、
内容を確認の上、署名・捺印いたしましたので、ご返送申し上げます。
ご多忙のところ恐れ入りますが、ご査収いただけますと幸いです。
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
（中央やや下に記載）
記
1.〇〇契約書（署名・捺印済）1部
以上
個人事業主の場合、差出人欄の会社名の部分が、屋号（例：〇〇デザイン）になるか、あるいは屋号がなければ単に個人名（氏名）のみとなります。どちらの場合でも、住所、電話番号、メールアドレスといった連絡先は正確に記載することが重要です。これにより、相手方が契約書に関して何か確認事項があった場合に、スムーズに連絡を取ることが可能になります。本文中の挨拶も、法人向けの「平素は格別のご高配を賜り」を、「平素は格別のお引き立てを賜り」といった表現に変えるなど、個人の立場としてより自然な言葉遣いを意識することも一つの方法かもしれません。
書類返送の送付状で使える例文（個人向け）
契約書に限らず、何らかの書類を返送するときに送付状が必要になる場面は多々あります。特に個人が企業や役所などに書類を返送する際、どのような送付状の例文を使えばよいか迷うこともあるでしょう。ここでは、契約書以外の書類返送にも応用できる、やや汎用的な例文（個人向け）を紹介します。
（右上に記載）
令和〇年〇月〇日
（左上に記載）
〇〇株式会社
〇〇部ご担当者様
（※部署名や担当者名が不明な場合は「〇〇御中」など）
（右側に記載）
〒XXX-XXXX
（自分の住所）
（自分の氏名）
電話番号：XXX-XXX-XXXX
（中央に記載）
〇〇書類ご返送の件
（本文）
拝啓
時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
さて、ご依頼のありました下記の書類につきまして、
必要事項を記入（または確認）いたしましたので、ご返送申し上げます。
お忙しいところ恐縮ですが、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。
敬具
（中央やや下に記載）
記
1.〇〇（書類名）1部
2.〇〇（他の書類があれば）1部
以上
この例文のポイントは、件名や本文、記書きの「〇〇」の部分を、実際に返送する書類名（例：「確認書」「申込書」「アンケート回答」など）に置き換えることで、様々なシーンに対応できる点です。宛名も、担当者名が分かれば「〇〇様」としますが、不明な場合は「〇〇部ご担当者様」や、会社・部署全体宛であれば「〇〇株式会社御中」「〇〇部御中」とすることで対応可能です。個人として送付する場合、特に相手が企業や公的機関であれば、このような簡潔かつ丁寧な送付状を一枚添えることで、用件が明確に伝わり、相手の処理もスムーズに進むことが期待できるでしょう。
送付状なしで契約書を返送するリスク
契約書を返送する際に、送付状を同封せずに契約書本体だけを送ることは、いくつかのリスクを伴う可能性があります。ビジネスマナーが厳格に求められる取引先の場合、まず「マナーを知らない」あるいは「配慮が足りない」と受け取られる恐れが考えられます。契約は信頼関係に基づいて成立するものであるため、その入り口とも言える書類のやり取りでマイナスの印象を与えてしまうことは、その後の関係構築において不利に働く可能性も否定できません。また、実務的な側面から見てもリスクがあります。企業には毎日多くの郵便物が届きます。送付状が同封されていないと、封筒を開けた担当者が、それが「誰から」「何の目的で」送られてきた書類なのかを即座に判断するのが難しくなるかもしれません。特に、契約書が複数の部署や担当者を経由して処理される場合、送付状がないことで事務処理が滞ったり、最悪の場合、重要書類である契約書が社内で一時的に紛失したりする可能性もゼロとは言えません。送付状は、受け取った側が「これは〇〇さんから返送された〇〇契約書で、1部入っているな」と即座に確認し、次のアクション（担当部署への回付や保管処理）に移るための重要なガイドの役割を果たします。契約書を返送するときに送付状を省略するということは、こうした相手側の確認作業の手間を増やし、混乱を招くリスクを自ら作ってしまうことにもなりかねません。これらの理由から、契約書のような重要書類を返送する際には、たとえ簡潔なものであっても送付状を添えることが、ビジネス上のリスクを回避し、円滑な取引を維持するために重要であると考えられます。
送付状作成を効率化するヒント
契約書の返送やその他の書類送付のたびに、一から送付状を作成するのは手間がかかると感じるかもしれません。しかし、送付状の作成はいくつかのヒントを押さえることで大幅に効率化が可能です。最も効果的な方法の一つは、一度、汎用的な「テンプレート」を作成し、それを保存しておくことです。Word（ワード）やGoogleドキュメント、Excel（エクセル）など、普段お使いの文書作成ソフトで構いません。前述したような基本例文をベースに、日付、宛名、差出人、件名、本文、記書きの各項目を配置したファイルを作成します。特に、差出人情報（自分の住所、氏名、連絡先など）は毎回同じ内容になるはずですので、あらかじめ入力しておきます。頭語・結語や時候の挨拶、結びの言葉といった定型文もそのまま残しておくとよいでしょう。こうしてテンプレート（雛形）を保存しておけば、次回以降は送付状が必要になった際にそのファイルを開き、変更が必要な部分（日付、宛名、件名、記書きの送付内容）だけを修正・入力するだけで、すぐに完成させることができます。これにより、作成時間が大幅に短縮されるだけでなく、記載漏れなどのミスを防ぐ効果も期待できます。また、雇用契約書を返送する際の添え状や、特定の取引先専用の文面など、送付する目的や相手に応じて複数のテンプレートを準備しておくのも良い方法かもしれません。クラウドストレージ（Googleドライブなど）にテンプレートを保存しておけば、インターネット環境さえあれば、場所を選ばずに送付状を作成・編集することも可能になります。こうした少しの工夫が、日々の業務の効率化に大きく寄与すると考えられます。
契約書の返送と送付状の例文に関する総まとめ
今回は契約書の返送時における送付状の必要性や書き方、そして具体的な例文についてお伝えしました。以下に、本記事の内容を要約します。
・契約書の返送に送付状を添えるのはビジネスマナーである
・送付状は「誰から」「何を」送ったかを明確にする役割を持つ
・送付状は相手への敬意を示し信頼関係構築に寄与する
・用紙サイズはA4、横書き、PC作成が一般的である
・送付状には日付（発送日）、宛名、差出人、件名を記載する
・本文は頭語（拝啓）と結語（敬具）で挟む
・時候の挨拶と主旨（契約書返送の旨）を簡潔に記す
・「記」を用いて送付内容（書類名・部数）を箇条書きにする
・宛名の敬称（御中・様）の使い分けに注意する
・誤字脱字、特に相手の社名や氏名の間違いは厳禁である
・契約書を一部返送する場合はその旨を記書きに補足すると丁寧
・雇用契約書の添え状では簡潔な意気込みを添えるのもよい
・個人事業主は差出人欄に屋号や氏名、連絡先を明記する
・送付状なしでの返送はマナー違反と受け取られるリスクがある
・テンプレートを作成しておくと送付状作成が効率化できる
契約書の返送という一つの業務プロセスにも、相手への配慮を示すための大切なポイントがいくつも含まれていることがわかります。
本記事で紹介した契約書の返送に関する送付状の例文やマナーが、皆様のビジネスシーンにおいて少しでもお役に立てれば幸いです。
重要書類のやり取りをスムーズかつ丁寧に行うことで、より良い取引関係を築いていく一助となるかもしれません。
