退職時の自動返信メールの例文は?適切な内容を調査!

退職の際、最終出社日を終えた後、これまでお世話になった取引先や関係者からのメールにどのように対応するかは、非常に重要なビジネスマナーの一つと考えられます。メールアカウントがまだ有効な期間に、退職したことを知らずに連絡をくださった方へ、何の返信もない状態は、送信者に無用な混乱や心配を与えてしまうかもしれません。そこで活用されるのが「自動返信メール」機能です。特にOutlookメールの自動返信を退職の例文で適切に設定しておくことは、スムーズな業務の引き継ぎを完了させ、社会人としての信頼を維持するためにも役立つ可能性があります。この記事では、退職の自動返信メールの例文、特に日本語と英語のケースや、自動返信メールの例文で問い合わせや休みの場合との違いについて調査し、適切な内容をまとめます。

この記事を読むことで、以下のような点を理解できる可能性があります。

・退職時に設定すべき自動返信メールの基本構成が分かります。

・社外・社内向けの具体的な例文を参考にできます。

・英語での退職時自動返信の書き方を学べます。

・後任者へのスムーズな引き継ぎを示す方法が理解できます。

退職の自動返信メールの例文と基本構成

ここでは、退職の自動返信メールの例文を作成する上で基本となる構成要素や、設定時のポイントについて説明していきます。退職の事実に加え、送信者への感謝と、今後の連絡先を明確に示すことが、円滑な引き継ぎの鍵となるかもしれません。順に見ていきましょう。

退職時の自動返信の重要性

自動返信に必須の5つの要素

退職の自動返信の例文(社外向け)

退職の自動返信の例文(社内向け)

Outlookメールでの自動返信設定方法

挨拶メールと自動返信の違い

退職時の自動返信の重要性

退職時に自動返信メールを設定することは、なぜ重要なのでしょうか。まず第一に、送信者への配慮が挙げられます。あなたが退職したことを知らない取引先や関係者は、メールを送ったにもかかわらず返信がなければ、見落とされているのではないか、あるいは何かトラブルがあったのではないかと不安に感じるかもしれません。自動返信で退職の事実と、いつ退職したのかを明確に伝えることで、送信者は状況をすぐに理解できます。第二に、業務の継続性を担保するためです。メールの目的が業務上の緊急の要件であった場合、あなたの退職によって対応が遅れれば、会社全体の問題に発展する可能性もゼロではありません。自動返信メールで後任者や担当部署の連絡先を適切に案内することで、業務が滞ることを防ぎ、スムーズな引き継ぎをサポートします。これは、退職する本人に残された責任であると同時に、会社組織としての信頼性を保つためにも不可欠な対応と言えるでしょう。退職の自動返信メールは、お世話になった方々への最後の誠意を示す手段の一つでもあるのです。

自動返信に必須の5つの要素

退職の自動返信メールの例文を作成する際、どのような内容を盛り込むべきでしょうか。送信者に必要な情報を過不足なく伝えるためには、以下の5つの要素を基本構成として含めることが推奨されます。

第一に、メール受信への感謝です。まず「ご連絡いただきありがとうございます」といった一文を添えることで、機械的な返信の中にも丁寧な印象を与えることができます。

第二に、退職の事実と日付です。「〇月〇日をもちまして、一身上の都合により退職いたしました」のように、いつ退職したのかを簡潔かつ明確に記載します。

第三に、お世話になったことへの感謝（任意）です。必須ではありませんが、「在職中は大変お世話になりました」といった一言を添えることで、より丁寧な印象になる可能性があります。ただし、自動返信の性質上、簡潔さを優先するのも一つの考え方です。

第四に、最も重要な「後任者または今後の連絡先」です。具体的な後任者の氏名、部署、連絡先（メールアドレスや電話番号）を明記します。「今後は、〇〇（後任者名）が担当いたします」のように、誰に連絡すればよいかを明確に示します。

第五に、結びの挨拶と署名です。会社の情報（会社名、部署名、住所、電話番号など）が記載された署名を最後に付けるのが一般的です。個人の携帯番号や私用の連絡先は、会社のルール上、またセキュリティの観点からも、記載すべきではないでしょう。

退職の自動返信の例文(社外向け)

社外の取引先やお客様からメールが届くことを想定した、最も一般的でフォーマルな退職の自動返信の例文です。丁寧さを保ちつつ、必要な情報を簡潔に伝えることが求められます。

件名：【自動返信】退職のお知らせ（〇〇[あなたの氏名]）

ご連絡いただき、誠にありがとうございます。

〇〇[あなたの氏名]でございます。

このたび、〇月〇日をもちまして、一身上の都合により〇〇[会社名]を退職いたしました。

在職中は、皆様に多大なるご支援をいただき、心より感謝申し上げます。

なお、今後の業務につきましては、後任の〇〇[後任者の氏名]（メールアドレス：xxx@example.com）が担当させていただきます。

お手数をおかけいたしますが、今後は〇〇[後任者の氏名]までご連絡いただけますようお願い申し上げます。

（もし後任者が未定、あるいは部署全体で引き継ぐ場合）

なお、今後のご連絡につきましては、お手数ですが下記部署までお問い合わせいただけますでしょうか。

〇〇部：[部署のメールアドレス]

電話番号：[部署の電話番号]

メールを拝見できず大変恐縮ではございますが、

何卒よろしくお願い申し上げます。

---

[会社名] [部署名・役職名など] [会社の住所] [会社の電話番号・FAX番号] [会社のWebサイトURLなど]

このように、感謝の言葉と退職の事実、そして明確な引き継ぎ先を示すことが、社外向けの自動返信では特に重要となると考えられます。

退職の自動返信の例文(社内向け)

Outlookメールの自動返信設定などでは、社内向けと社外向けでメッセージを出し分ける機能が備わっている場合があります。社内向けの自動返信は、社外向けほど堅苦しい表現は必要ないかもしれませんが、業務の引き継ぎを明確にするという目的は同じです。

件名：【自動返信】退職しました（〇〇[あなたの氏名]）

お疲れ様です。〇〇[あなたの氏名]です。

ご連絡ありがとうございます。

〇月〇日をもって退職いたしました。

在職中は大変お世話になり、ありがとうございました。

私の担当しておりました業務につきましては、

〇〇に関する件は、〇〇さん（[メールアドレス]）へ、

〇〇に関する件は、〇〇さん（[メールアドレス]）へ

ご連絡いただけますようお願いいたします。

（共有フォルダの案内など）

各種資料につきましては、以下の共有フォルダに格納しております。

[共有フォルダのパスやURL]

皆様の今後のご活躍を心よりお祈りしております。

本当にありがとうございました。

---

[氏名（元〇〇部）]

社内向けの場合、業務内容によって引き継ぎ先が複数に分かれることも多いため、送信者が次に誰にコンタクトすべきか迷わないよう、分かりやすく案内することが親切かもしれません。

Outlookメールでの自動返信設定方法

退職の自動返信メールの例文が準備できたら、実際にメールソフトで設定する必要があります。ここでは、多くの企業で利用されているOutlookメールの自動返信を退職の例文で設定する一般的な手順について触れておきます。

Outlook（デスクトップ版）の場合、

1. 左上の「ファイル」タブをクリックします。
2. 「情報」メニューの中にある「自動応答（不在時）」または「自動返信」ボタンをクリックします。（※Exchangeサーバーに接続している場合に表示される機能です）
3. 「自動応答を送信する」を選択します。
4. 「自分の所属組織内」のタブに、前述の「社内向け例文」を貼り付けます。
5. 「自分の所属組織外」のタブに、前述の「社外向け例文」を貼り付けます。「組織外のユーザーに自動応答を送信する」にチェックを入れ、「自分の連絡先のみ」または「自分の所属組織外のすべてのユーザー」のどちらかを選択します（通常、退職の場合は後者を選択することが多いかもしれません）。
6. 「OK」をクリックして設定を完了します。

Web版のOutlook（Outlook on the web）の場合も、

1. 右上の「設定」（歯車アイコン）をクリックします。
2. 「メール」＞「自動応答」を選択します。
3. 自動応答をオンにし、必要事項を入力します。社外向けと社内向けでメッセージを分けられる点を活用し、適切な例文を設定することが望ましいでしょう。

挨拶メールと自動返信の違い

ここで、「退職の挨拶メール」と「退職時の自動返信メール」の違いについて、明確にしておく必要があるかもしれません。

「退職の挨拶メール」は、あなたが退職する「前」に、お世話になった方々へ「自分から能動的に」送信するメールです。最終出社日や、有給消化に入る前など、適切なタイミングを見計らって、これまでの感謝の気持ちや退職の事実、後任者の紹介などを個別に、あるいは一斉送信（BCC利用などに配慮）で行います。これは、ご自身のけじめとして、また関係者への事前の報告として送るものです。

一方、「退職時の自動返信メール」は、あなたが退職した「後」に、あなた宛に届いたメールに対して「受動的に」「自動で」返信されるメールです。これは、あなたがもうメールを確認できないこと、そして今後の連絡先は別にあることを、メールを送信してきた相手に（そのタイミングで初めて）伝えるための「通知」や「案内」の役割を果たします。

この二つは目的もタイミングも全く異なるものです。退職の挨拶メールをしっかり送っていたとしても、退職後に届くメールに備えて、自動返信の設定も別途行うことが、ビジネスマナーとして推奨されることが多いようです。

英語の退職自動返信メール例文と注意点

グローバルにビジネスを展開している企業や、海外の取引先とやり取りがあった場合、退職の自動返信メールの例文も英語で準備しておく必要があるかもしれません。ここでは、英語での例文や、関連する自動返信メールとの違いについて説明していきます。順に見ていきましょう。

退職自動返信メールの例文(英語)

英語の退職メールへの返信(取引先)

自動返信メール(休み)との比較

自動返信メール(問い合わせ)との比較

自動送信メールの例文(その他)

退職の自動返信メールの例文のまとめ

退職自動返信メールの例文(英語)

退職の自動返信メールの例文を英語で設定する場合も、日本語と同様に、感謝、退職の事実、そして今後の連絡先を簡潔に伝えることが基本となります。

Subject: Automatic Reply: Out of Office (Resignation) – [Your Name]

Thank you for your email.

Please be informed that I am no longer with [Company Name] as of [Your Last Day, e.g., October 31st].

I am unable to access my emails, and your message will not be forwarded.

For assistance regarding [Your Job Title/Department, e.g., Sales], please contact [Successor’s Name] at [Successor’s Email Address, e.g., successor@example.com] or [Successor’s Phone Number].

(もし特定のトピックに関する問い合わせ先を案内する場合)

For inquiries regarding [Topic A], please reach out to [Contact A] at [Email A].

For inquiries regarding [Topic B], please reach out to [Contact B] at [Email B].

(もし部署の共通窓口に誘導する場合)

For all inquiries, please contact our team at [Team Email Address, e.g., info@example.com].

Thank you for your understanding.

Best regards,

[Your Name] (Note: The signature below the line might be the company’s standard one, without your personal details.)

[Company Name] [Company Address] [Company Phone Number] [Company Website]

このように、退職自動返信メールの例文英語版では、”I am no longer with…”（もはや～に在籍していません）という表現が一般的に使われるようです。また、”your message will not be forwarded”（あなたのメッセージは転送されません）と明記することで、送信者に次のアクション（後任者への連絡）を促す効果も期待できます。

英語の退職メールへの返信(取引先)

サブキーワードにある「退職メール返信英語取引先」は、自動返信の設定とは少し異なりますが、関連するトピックとして触れておきます。これは、あなたが取引先から「私、退職します」という「挨拶メール」を受け取った際に、どのように返信するか、というシチュエーションです。

もし、取引先の方から退職の挨拶メール（英語）を受け取った場合、これまでの感謝や今後の活躍を祈る旨を返信することは、良好なビジネス関係を維持する上で望ましいことかもしれません。

Subject: RE: Regarding my retirement

Dear [Sender’s Name],

Thank you for letting me know, and for all your support over the years (or the time we worked together).

It has been a pleasure working with you.

I wish you all the best in your future endeavors.

Best regards,

[Your Name] [Your Title/Company]

これはあくまで一例ですが、相手の退職の知らせに対して、感謝と激励の言葉を送るのが一般的な対応と考えられます。自動返信メールとは異なり、これは人が人に対して送る、温かみのあるコミュニケーションの一環と言えるでしょう。

自動返信メール(休み)との比較

退職時の自動返信と、自動返信メールの例文で休み（休暇）の場合とでは、決定的な違いがあります。それは「復帰の有無」です。

休暇（Vacation/Holiday）や出張（Business Trip）の場合の自動返信メールは、必ず「いつ戻ってくるか」という情報を含みます。例えば、「〇月〇日まで休暇をいただいております。〇月〇日より通常業務に戻ります」といった内容です。また、「緊急の場合は〇〇までご連絡ください」と、不在中の限定的な連絡手段を示すこともあります。送信者は、「〇月〇日まで待てば、本人から返信が来る」と期待することができます。

一方、退職の自動返信は、本人がその職務に戻ってくることが「ない」ことを伝えるものです。そのため、「〇月〇日をもって退職しました」という過去形での報告となり、「戻る日」の記載はありません。代わりに、「今後は〇〇まで」と、永久的な連絡先の変更を案内します。この二つを混同すると、送信者に大きな誤解を与えてしまうため、設定時には明確に区別する必要があるでしょう。

自動返信メール(問い合わせ)との比較

自動返信メールの例文で問い合わせ（Inquiry）への対応として使われるものと、退職の自動返信もまた、その目的が異なります。

一般的な問い合わせ（例えば、会社の「info@」や「support@」といった代表アドレス宛）への自動返信メールは、主に「メールを確かに受け取りました」という受信確認と、「いつまでに返信します」という対応目安を伝えるために使われます。例えば、「お問い合わせいただきありがとうございます。3営業日以内に担当者よりご連絡いたします」といった内容です。これは、申し込み完了メール返信などにも近いものがあります。この場合、送信者は「待っていれば、誰かが対応してくれる」と期待します。

退職の自動返信は、これとは全く逆です。これは、「メールを受け取りましたが、私（退職者）は対応できません」という「対応不可」の通知です。そして、「待っていても私からは返信がないので、別の人（後任者）に連絡してください」と、送信者に「再送信」という次のアクションを促すものです。

このように、問い合わせへの自動返信が「待機」を促すものであるのに対し、退職の自動返信は「行動（再連絡）」を促すものであるという点で、根本的な役割が異なると言えるでしょう。

自動送信メールの例文(その他)

自動送信メールの例文には、退職や休暇、問い合わせ以外にも、様々な種類が存在します。これらは、特定のトリガー（行動）に基づいてシステムが自動的に送信するメール全般を指すことが多いようです。

例えば、「申し込み完了メール返信」というキーワードに関連するものとして、オンラインで何らかのサービスやイベントに申し込んだ際に送られてくる「登録完了通知」があります。「この度は〇〇にお申し込みいただき、誠にありがとうございます。以下の内容で承りました」といった内容で、申し込み内容の確認と感謝を伝えるものです。

また、Eコマースサイトで商品を購入した際の「注文確認メール」や「発送通知メール」も、自動送信メールの代表例です。

これらの自動送信メールは、主に「トランザクション（取引）」の確認や、「リマインダー」としての役割を果たします。

退職時の自動返信メールは、これらのトランザクションメールとは異なり、「人的なステータス（在籍状況）の変更」を通知するという、やや特殊なカテゴリーに属すると言えるかもしれません。しかし、送信者に対して迅速に正確な情報を伝え、次の行動をガイドするという点では、他の自動送信メールと共通の目的を持っているとも考えられます。

退職の自動返信メールの例文のまとめ

今回は退職時の自動返信メールの例文は?適切な内容を調査!というテーマでお伝えしました。以下に、本記事の内容を要約します。

・退職時の自動返信メールは送信者への配慮と業務継続性のために重要

・自動返信には「感謝」「退職の事実と日付」「後任者の連絡先」が必須

・社外向け例文は丁寧さを最優先し引き継ぎ先を明確にする

・社内向け例文は業務内容に応じて引き継ぎ先を具体的に記すことも

・Outlookメールでは「所属組織内」と「所属組織外」でメッセージを分けられる

・「退職挨拶メール」は退職前に能動的に送るもので自動返信とは異なる

・退職自動返信メールの例文英語版では「I am no longer with…」という表現が一般的

・英語例文でも退職日と後任者の連絡先を明記する

・取引先から英語の退職挨拶メールへの返信は感謝と激励が基本

・自動返信メールの例文で休み（休暇）の場合は「復帰日」を明記する点が退職と異なる

・自動返信メールの例文で問い合わせの場合は「受信確認」と「対応目安」が目的

・退職の自動返信は「対応不可」と「再連絡」を促す点が問い合わせと異なる

・自動送信メールには申し込み完了メールなどトランザクション型のものも多い

・退職の自動返信は「人的ステータスの変更通知」という特殊な役割を持つ

・退職の自動返信メール例文は日本語・英語共に簡潔かつ明確に作成する

退職時の自動返信メールは、あなたが会社を離れた後に、あなたの代わりに取引先や関係者に対応する最後の「窓口」となります。お世話になった方々や、後を引き継ぐ同僚のためにも、適切な内容を調査し、設定しておくことが望まれます。

この記事が、スムーズな退職と業務引き継ぎの一助となれば幸いです。