転職活動や確定申告、あるいは扶養に入る手続きなどで、急に源泉徴収票が必要になる場面があります。特に、すでに退職した会社に発行を依頼するのは、少し気が重いと感じる方も少なくないでしょう。電話をするのは緊張するし、かといってどう依頼すれば良いか分からない。そんなとき、メールでの依頼は非常に有効な手段となり得ます。しかし、いざ書こうとすると、どのような件名で、どんな本文を書けば失礼にあたらないのか、悩んでしまうものです。辞めた会社へ源泉徴収票をメールで依頼したいけれど、適切な例文が見つからない。あるいは、前職の源泉徴収票のもらい方をメールでスマートに済ませたいと考えている方もいるかもしれません。
この記事を読むことで、以下の点について理解を深めることができるかもしれません。
・源泉徴収票をメールで依頼する際の基本的なマナーと構成
・在職中、退職後、アルバイトなど状況別の丁寧な依頼メール例文
・源泉徴収票をデータでもらう際の注意点や、返信がない場合の対処法
・メール以外の依頼方法や、万が一発行を拒否された際の対応策
基本的な源泉徴収票のメール依頼で使える例文と構成要素
ここでは、源泉徴収票を依頼するメールの基本的な書き方と、その際に使える例文について具体的に説明していきます。丁寧な依頼メールは、相手にスムーズな対応を促すための第一歩です。ビジネスマナーの基本を押さえ、誰が読んでも分かりやすく、失礼のない文章を心がけることが大切かもしれません。順に見ていきましょう。
そもそも源泉徴収票とは?発行は義務?
メールの件名と宛名の丁寧な書き方
依頼メールに必ず含めるべき項目とは
前職への源泉徴収票の依頼文【基本例文】
源泉徴収票をメールで依頼する際のバイトの例文
再発行をお願いするときの丁寧な依頼文
そもそも源泉徴収票とは?発行は義務?
源泉徴収票を依頼する前に、まずそれがどのような書類なのかを正しく理解しておくことが大切です。源泉徴収票とは、会社が従業員に支払った年間の給与・賞与の総額と、そこから天引きした所得税の額(源泉徴収税額)を記載した書類のことを指します。この書類は、主に年末調整や確定申告の際に、自分が一年間でどれだけの所得を得て、どれだけの税金を納めたかを証明するために必要となります。特に、年の途中で退職して新しい会社に転職した場合、転職先での年末調整に前職の源泉徴収票が不可欠です。また、個人で確定申告を行う際にも、所得を証明する重要な添付書類となります。
それでは、会社側は源泉徴収票を発行する義務があるのでしょうか。これについては、所得税法第226条で定められており、給与などを支払う会社(支払者)は、従業員に対して源泉徴収票を交付する義務があるとされています。具体的には、退職者に対しては、退職日から1ヶ月以内に交付することが義務付けられています。したがって、源泉徴収票の発行をお願いすることは、労働者としての正当な権利と言えるでしょう。このことを知っておくだけでも、少し安心して依頼ができるようになるかもしれません。
メールの件名と宛名の丁寧な書き方
源泉徴収票の発行をメールで依頼する際、担当者が一目で内容を把握できるように、件名を工夫することが非常に重要です。会社の担当者は日々多くのメールを受け取っている可能性があるため、件名だけで「誰から」の「どんな要件」なのかが分かるように配慮しましょう。
【件名の例】
・源泉徴収票発行のお願い(氏名)
・源泉徴収票の送付依頼の件/元〇〇部 氏名
・【ご依頼】源泉徴収票発行について(氏名)
このように、用件と自分の名前を明記するのが基本です。特に退職済みの場合は、「元〇〇部」のように、以前所属していた部署を書き加えると、担当者が誰からの連絡か判断しやすくなります。
次に、メール本文の冒頭に書く宛名です。送付先となる担当部署や担当者の名前が分かっている場合は、その情報を正確に記載します。「株式会社〇〇 人事部 〇〇様」のように、会社名、部署名、役職、氏名をフルネームで書くのが最も丁寧です。もし担当者名が分からない場合は、「人事部ご担当者様」や「採用ご担当者様」のように記載すれば問題ありません。誰宛てか不明なまま「株式会社〇〇御中」としてしまうと、社内でメールが誰にも確認されない可能性も考えられますので、できるだけ担当部署まで指定することが望ましいでしょう。
依頼メールに必ず含めるべき項目とは
源泉徴収票の発行依頼メールを作成する際には、担当者がスムーズに手続きを進められるよう、必要な情報を漏れなく記載することが不可欠です。情報が不足していると、確認のために何度もやり取りが発生し、かえって時間がかかってしまう可能性があります。メール本文には、以下の項目を必ず含めるように心がけましょう。
- 丁寧な挨拶と自己紹介:まずは「お世話になっております。」といった挨拶から始め、自分が誰であるかを明確に伝えます。在職時の所属部署や社員番号、氏名を名乗りましょう。
- 依頼の要件:源泉徴収票の発行をお願いしたい旨を、簡潔かつ明確に記載します。「源泉徴収票の発行をお願いしたく、ご連絡いたしました。」といった形です。
- 対象となる年分:いつの分の源泉徴収票が必要なのかを明記します。「令和〇年分」のように、西暦ではなく和暦で記載するのが一般的です。
- 使用目的:必須ではありませんが、「転職先の年末調整にて必要となり」や「確定申告の手続きのため」といったように、使用目的を簡単に添えると、依頼の意図が伝わりやすくなります。
- 送付先の情報:源泉徴収票を送ってもらうための郵便番号、住所、氏名を正確に記載します。引っ越しなどで在籍時と住所が変わっている場合は、その旨も一言添えると親切です。
- 結びの挨拶:「お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。」といった、相手を気遣う言葉で締めくくります。
- 署名:最後に自分の氏名、郵便番号、住所、電話番号、メールアドレスを記載します。
これらの項目を網羅することで、丁寧で分かりやすい依頼メールを作成することができるでしょう。
前職への源泉徴収票の依頼文【基本例文】
すでに退職した会社、つまり前職へ源泉徴収票の発行を依頼する際の基本的なメール例文をご紹介します。丁寧さを心がけつつ、必要な情報を的確に伝えることがポイントです。
件名:源泉徴収票発行のお願い(氏名)
本文:
株式会社〇〇
人事部 ご担当者様
お世話になっております。
元〇〇部に在籍しておりました、〇〇(氏名)と申します。
(社員番号:12345)
この度は、源泉徴収票の発行をお願いしたくご連絡いたしました。
お手数をおかけし大変恐縮ですが、下記内容の源泉徴収票を発行いただき、ご送付いただけますでしょうか。
・対象年分:令和〇年分
・使用目的:転職先企業での年末調整のため
送付先は下記の住所までお願いいたします。
==========
郵便番号:〒xxx-xxxx
住所:〇〇県〇〇市〇〇町1-2-3
氏名:〇〇 〇〇
==========
お忙しいところ大変申し訳ございませんが、ご対応いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
署名 氏名:〇〇 〇〇 郵便番号:〒xxx-xxxx 住所:〇〇県〇〇市〇〇町1-2-3 電話番号:xxx-xxxx-xxxx メールアドレス:xxxxx@xxxx.com
この例文は、源泉徴収票の依頼文として汎用的に使える構成になっています。このように必要な情報を整理して伝えることで、担当者も迅速に対応しやすくなるはずです。
源泉徴収票をメールで依頼する際のバイトの例文
正社員だけでなく、アルバイトやパートタイマーであっても、会社は給与を支払っていれば源泉徴収票を発行する義務があります。ここでは、アルバイト先へ源泉徴収票をメールで依頼する際のバイト向けの例文を紹介します。基本的な構成は正社員の場合と同じですが、より簡潔な表現でも問題ないことが多いでしょう。
件名:源泉徴収票の発行依頼(氏名)
本文:
〇〇店
店長 〇〇様(または、ご担当者様)
お世話になっております。
アルバイトとして勤務しておりました、〇〇(氏名)です。
この度は、源泉徴収票の発行をお願いしたく、ご連絡いたしました。
確定申告の手続きに必要となりますので、令和〇年分の源泉徴収票を発行いただけますでしょうか。
お手数ですが、下記の住所までご送付をお願いいたします。
【送付先】
郵便番号:〒xxx-xxxx
住所:〇〇県〇〇市〇〇町1-2-3
氏名:〇〇 〇〇
お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。
署名 氏名:〇〇 〇〇 電話番号:xxx-xxxx-xxxx メールアドレス:xxxxx@xxxx.com
アルバイトの場合、人事部ではなく店長や店舗の責任者が対応することも多いため、宛名を適切に設定することが大切です。丁寧な言葉遣いを心がければ、スムーズに発行してもらえる可能性が高まるでしょう。
再発行をお願いするときの丁寧な依頼文
源泉徴収票を一度受け取ったにもかかわらず、紛失してしまったというケースも考えられます。その場合は、会社に再発行を依頼する必要があります。再発行は会社にとって二度手間となるため、通常の発行依頼以上に丁寧な姿勢でお願いすることが重要です。
件名:【再発行のお願い】源泉徴収票について(氏名)
本文:
株式会社〇〇
人事部 ご担当者様
お世話になっております。
元〇〇部に在籍しておりました、〇〇(氏名)です。
先日は源泉徴収票をご送付いただき、誠にありがとうございました。
大変申し上げにくいのですが、こちらの不手際により、お送りいただいた源泉徴収票(令和〇年分)を紛失してしまいました。
誠に申し訳ございません。
大変恐縮ではございますが、再度発行をご検討いただくことは可能でしょうか。
ご多忙の折、二重のお手数をおかけしてしまい大変恐縮ですが、ご対応いただけますと幸いです。
送付先住所に変更はございません。
何卒よろしくお願い申し上げます。
署名 氏名:〇〇 〇〇 郵便番号:〒xxx-xxxx 住所:〇〇県〇〇市〇〇町1-2-3 電話番号:xxx-xxxx-xxxx メールアドレス:xxxxx@xxxx.com
再発行の依頼では、まず紛失したことに対するお詫びの言葉を明確に述べることが大切です。「こちらの不手際により」といった表現で、自分に非があることを認める姿勢を示すと、相手も気持ちよく対応しやすくなるかもしれません。低姿勢で、かつ誠実にお願いする気持ちが伝わるような文章を心がけましょう。
状況別!源泉徴収票のメール依頼で使える例文と注意点
ここでは、様々な状況に応じた源泉徴収票のメール依頼で使える例文と、その際の注意点について掘り下げていきます。例えば、源泉徴収票をデータでもらうことは可能なのか、あるいは依頼のメールに返信がない場合はどうすれば良いのかなど、実践的な疑問にお答えしていきます。状況に応じた適切な対応を知ることで、より円滑に手続きを進めることができるでしょう。
源泉徴収票をメールでもらうことの可否と注意
辞めた会社への源泉徴収票のメール依頼のコツ
返信がない場合のスマートな催促方法
メールが難しい場合の源泉徴収票の手紙のテンプレート
発行を拒否された場合の対処法とは
源泉徴収票のメール依頼の例文とポイントの総まとめ
源泉徴収票をメールでもらうことの可否と注意
郵送ではなく、源泉徴収票をメールに添付されたPDFなどのデータで受け取りたいと考える方もいるかもしれません。源泉徴収票をメールでもらうこと自体は、平成19年以降の税制改正により、従業員の承諾があれば電磁的方法(電子交付)で交付することが認められています。これにより、紙でのやり取りが不要になり、迅速に受け取れるというメリットがあります。
しかし、これにはいくつかの注意点があります。まず、電子交付に対応しているかどうかは会社によって異なります。多くの企業ではまだ紙での発行が主流であるため、依頼しても対応してもらえない可能性があります。また、電子交付を受けるには、事前に従業員からの承諾が必要です。そのため、メールで依頼する際に、「もし可能でしたら、PDFファイルにてご送付いただけますと幸いです」のように、あくまで「可能であれば」という形で打診するのが良いでしょう。
さらに、データで受け取った場合、提出先によっては紙での原本提出を求められるケースも考えられます。例えば、転職先の会社や金融機関などでは、電子データではなく、押印された紙の原本が必要となることが一般的です。データで受け取る前に、提出先に電子データで問題ないかを確認しておくことが賢明です。
辞めた会社への源泉徴収票のメール依頼のコツ
前述の通り、辞めた会社へ源泉徴収票をメールで依頼することは、ごく一般的なことです。しかし、退職時の状況によっては、連絡を取りづらいと感じる方もいるかもしれません。辞めた会社への源泉徴収票のメール依頼を円滑に進めるためのコツは、何よりも「丁寧さ」と「事務的な態度」を徹底することです。感情的な内容や、退職時の不満などを書くことは絶対に避け、あくまで必要な手続きとして、淡々と依頼事項を伝えることに徹しましょう。
具体的には、これまでに紹介した基本例文のように、ビジネスマナーに則った丁寧な言葉遣いを心がけることが第一です。また、相手が自分のことを思い出せるように、在籍時の所属部署や氏名を正確に記載することも重要です。退職してから時間が経っている場合は、在籍期間を書き添えるのも親切かもしれません。
もう一つのコツは、相手に余計な手間をかけさせない配慮を示すことです。必要な情報を漏れなく記載し、一度の連絡で手続きが完了するように心がけましょう。送付先の住所や必要な年分など、相手が迷う可能性のある点は明確に記載します。「お忙しいところ恐縮ですが」といったクッション言葉を効果的に使うことで、相手への配慮が伝わり、スムーズな対応を促すことにつながる可能性があります。
返信がない場合のスマートな催促方法
丁寧にメールで依頼したにもかかわらず、数日経っても会社から何の連絡もない場合、不安に思うことでしょう。担当者が見落としている、あるいは多忙で対応が遅れているなど、様々な理由が考えられます。このような場合、感情的にならず、スマートに催促することが大切です。
まずは、1週間から10日ほど待ってみるのが一つの目安です。会社の業務の都合もありますので、あまり性急に催促するのは避けた方が良いでしょう。それでも連絡がない場合は、再度メールを送って状況を確認します。その際の件名は、「【再送】源泉徴収票発行のお願い(氏名)」のように、再送であることが分かるようにすると、相手の注意を引きやすくなります。
本文では、前回送ったメールの日付を記載し、「〇月〇日にお送りいたしました源泉徴収票の発行依頼の件ですが、その後の状況はいかがでしょうか」と、丁寧に進捗を尋ねる形にします。決して相手を責めるような文面にはせず、「ご多忙のところ恐縮ですが、ご確認いただけますと幸いです」と、あくまで低姿勢でお願いするスタンスを保つことが重要です。それでも反応がない場合は、メールではなく電話で直接担当部署に問い合わせてみるのが次のステップとなるでしょう。
メールが難しい場合の源泉徴収票の手紙のテンプレート
会社のセキュリティポリシーで外部からのメールが届きにくくなっている、あるいは担当者のメールアドレスが不明で連絡が取れないなど、メールでの依頼が難しいケースもあるかもしれません。その場合は、郵送で手紙を送るという方法が確実です。源泉徴収票の手紙のテンプレートとしても活用できる、送付状の文例をご紹介します。基本的にはメールの内容を縦書きの書面に起こすイメージです。
【手紙・送付状の例文】
令和〇年〇月〇日
株式会社〇〇
人事部 御中
(または、ご担当者様)
源泉徴収票発行のお願い
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
元〇〇部に在籍しておりました〇〇(氏名)と申します。
この度は、源泉徴収票の発行をお願いしたく、筆をとりました。
確定申告の手続きにあたり、貴社より発行される源泉徴収票が必要となりました。
つきましては、大変お手数をおかけいたしますが、下記の源泉徴収票を発行いただき、ご送付くださいますようお願い申し上げます。
記
- 対象年分 令和〇年分
- 送付先住所 〒xxx-xxxx 〇〇県〇〇市〇〇町1-2-3
- 氏名 〇〇 〇〇
ご多忙の折、誠に恐縮ではございますが、ご対応のほど何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
(自分の署名)
〒xxx-xxxx
住所:〇〇県〇〇市〇〇町1-2-3
氏名:〇〇 〇〇
電話番号:xxx-xxxx-xxxx
手紙の場合、返信用封筒(切手を貼り、自分の宛名を記載したもの)を同封すると、相手の負担を軽減でき、より丁寧な印象を与えられるでしょう。
発行を拒否された場合の対処法とは
極めて稀なケースですが、会社に源泉徴収票の発行を依頼しても、理由なく拒否されたり、何度催促しても無視されたりすることがあるかもしれません。前述の通り、源泉徴収票の交付は所得税法で定められた会社の義務です。正当な理由なくこれを怠ることは、法律違反にあたります。
もし、そのような状況に陥ってしまった場合は、まず「源泉徴収票の交付は法律上の義務である」ということを、冷静に、しかし明確に会社側に伝えましょう。それでも会社が応じない場合は、次の手段として、所轄の税務署に相談するという方法があります。
税務署には、「源泉徴収票不交付の届出書」という書類を提出することができます。この届出書を提出すると、税務署から会社に対して行政指導が行われるのが一般的です。届出書には、会社の名称や所在地、給与の支払額が分かる資料(給与明細など)を添付する必要があります。給与明細は、このような万が一の事態に備えて、きちんと保管しておくことが重要です。税務署に相談することは最終手段ではありますが、労働者の権利を守るための正当な手続きとして、覚えておくと良いでしょう。
源泉徴収票のメール依頼の例文とポイントの総まとめ
今回は源泉徴収票をメールで依頼するときの例文と、それに伴う様々な状況への対応についてお伝えしました。以下に、本記事の内容を要約します。
・源泉徴収票の発行は所得税法で定められた会社の義務である
・依頼メールの件名は「用件」と「氏名」を明記する
・宛名は担当部署や担当者名を正確に記載する
・本文には自己紹介、依頼内容、対象年、送付先を必ず含める
・退職済みの場合は元所属部署を記載すると親切である
・アルバイトでも源泉徴収票は発行される
・再発行依頼は紛失のお詫びを丁寧に伝える
・源泉徴収票の電子交付は会社の対応と提出先の確認が必要
・辞めた会社への依頼は丁寧さと事務的な態度を徹底する
・返信がない場合は1週間ほど待ち、丁寧な言葉で催促する
・催促メールは件名を「再送」とすると分かりやすい
・メールが困難な場合は郵送で手紙を送る方法もある
・手紙には返信用封筒を同封するとより丁寧
・発行を拒否された場合は税務署に相談できる
・「源泉徴収票不交付の届出書」という制度がある
源泉徴収票の依頼は、特に退職した会社に対しては、少し勇気がいることかもしれません。しかし、本記事でご紹介した例文やマナーを参考に、丁寧かつ事務的に依頼することで、きっとスムーズに手続きを進めることができるはずです。この記事が、あなたの不安を少しでも和らげる一助となれば幸いです。