転職活動や確定申告、住宅ローンの申し込みなど、様々な場面で必要になる源泉徴収票。しかし、いざ必要になった時に「紛失してしまった」「どこに保管したか忘れた」という経験はありませんか。特に、前の職場に再発行を依頼する場合、どのように連絡すれば良いのか、源泉徴収票の再発行を言いづらいと感じてしまう方も少なくないでしょう。アルバイトだったからと躊躇してしまうケースもあるかもしれません。この記事では、WEBライターの視点から、源泉徴収票の再発行をお願いするメールの例文を、様々な状況に合わせて詳しく解説していきます。源泉徴収票の発行のお願いをスムーズに行うためのポイントや、源泉徴収票をメールでもらうことは可能なのかといった疑問にもお答えします。丁寧で分かりやすい依頼メールを作成し、円滑に手続きを進めるための一助となれば幸いです。
この記事を読むことで、以下の点が明確になります。
・源泉徴収票の再発行を依頼するメールの基本的な書き方と例文が分かります。
・前の職場やアルバイト先など、状況別の丁寧な依頼方法が理解できます。
・再発行が「言いづらい」と感じる心理的なハードルを下げるヒントが得られます。
・源泉徴収票の電子交付の可否や、発行を依頼する際の注意点が学べます。
源泉徴収票の再発行を依頼するメールの基本構成と例文
ここでは、源泉徴収票の再発行を依頼する際に基本となるメールの書き方や、知っておくべき前提知識について解説していきます。依頼が初めての方でも安心して手続きを進められるよう、必須項目や具体的な例文を交えてご紹介します。この源泉徴収票の再発行のメールの例文の基本を押さえることで、スムーズなやり取りが期待できるでしょう。順に見ていきましょう。
そもそも源泉徴収票とは？なぜ必要？
再発行が言いづらいと感じる必要はない理由
依頼メールに必ず含めるべき必須項目
前の職場へ依頼する際の丁寧なメール例文
アルバイトでも源泉徴収票の依頼は可能
電話とメールどちらで依頼するのが良い？
そもそも源泉徴収票とは？なぜ必要？
源泉徴収票とは、会社が従業員に対して一年間に支払った給与や賞与の総額と、そこから天引きした所得税の額（源泉徴収税額）などを記載した書類です。これは、会社があなたに代わって国に納税した所得税の証明書のような役割を果たします。本来、所得税は一年間の所得が確定してから納めるものですが、会社員の場合は毎月の給与から概算で天引き（源泉徴収）されています。年末調整は、この一年間の源泉徴収税額の合計と、本来納めるべき年税額との差額を精算する手続きです。源泉徴収票は、この年末調整の結果をまとめたものとも言えます。この書類が必要になる主な場面は、転職、確定申告、収入証明の三つです。転職する際には、新しい勤務先があなたの前職での収入と納税額を把握し、年末調整を行うために提出を求めます。また、医療費控除を受けたり、副業の収入を申告したりするなど、個人で確定申告を行う場合にも、所得を証明する書類として必須です。さらに、住宅ローンを組む際や、子どもを保育園に入れる際など、公的な収入証明書として提出を求められるケースも少なくありません。このように、源泉徴収票はあなたの所得と納税を証明する非常に重要な公的書類なのです。
再発行が言いづらいと感じる必要はない理由
源泉徴収票の再発行、特に前の職場へお願いする場合、「迷惑だと思われないだろうか」「辞めた会社に連絡するのは気まずい」といった理由から、言いづらいと感じる方は非常に多いようです。しかし、そのように感じる必要は全くありません。その理由は、所得税法第226条において、給与を支払う者（会社）は、給与を受け取る者（従業員）に対して源泉徴収票を交付する義務があると定められているからです。これには、退職者も含まれます。つまり、源泉徴収票の発行や再発行は、会社にとって法的に定められた義務であり、労働者にとっては正当な権利なのです。担当者の方も、退職者からの再発行依頼は決して珍しいことではなく、業務の一環として捉えている場合がほとんどでしょう。もちろん、依頼する側のマナーとして、丁寧な言葉遣いや、相手の都合を配慮する姿勢は不可欠です。しかし、過度に恐縮したり、権利を主張するのが申し訳ないと感じたりする必要はありません。むしろ、必要な手続きをためらった結果、確定申告の期限に間に合わなくなるなどの不利益を被る方が問題です。源泉徴収票の再発行が言いづらいという気持ちは一旦脇に置き、事務的な手続きの一つとして、冷静かつ丁寧に進めることを考えましょう。会社側も、必要な情報を伝えてくれればスムーズに対応できるはずです。
依頼メールに必ず含めるべき必須項目
源泉徴収票の再発行をメールで依頼する際は、担当者がスムーズに手続きを進められるよう、必要な情報を漏れなく記載することが非常に重要です。情報が不足していると、確認のために何度もやり取りが発生し、かえって手間と時間がかかってしまいます。丁寧な依頼文を心がけるのはもちろんですが、事務的な正確さも同じくらい大切です。
最低限、以下の項目は必ずメール本文に含めるようにしましょう。
- 氏名（フルネーム）：在籍時の氏名を正確に記載します。結婚などで苗字が変わっている場合は、旧姓も併記すると親切です。
- 在籍時の所属部署・社員番号：担当者が本人を特定しやすくするために重要です。社員番号が不明な場合は、その旨を伝えれば問題ないことが多いです。
- 生年月日：同姓同名の人物がいた場合に備え、本人確認のために記載しておくとより確実です。
- 連絡先（電話番号）：メールで連絡がつかない場合や、急ぎの確認事項があった際に備えて記載します。
- 必要な源泉徴収票の年度：例えば、「令和〇年分」のように、どの年のものが必要なのかを明確に伝えます。
- 使用目的：必須ではありませんが、「確定申告のため」「転職先へ提出するため」など、簡潔に理由を添えると、相手も状況を理解しやすくなります。
- 送付先の郵便番号・住所・氏名：郵送で受け取る場合は、送り間違いがないよう正確に記載しましょう。
これらの情報を箇条書きなどで分かりやすく整理して伝えることで、担当者の負担を軽減し、迅速な対応を促すことにつながります。
前の職場へ依頼する際の丁寧なメール例文
前の職場へ源泉徴収票の再発行を依頼する場合、丁寧な言葉遣いと、相手への配慮が円滑なコミュニケーションの鍵となります。たとえ退職した会社であっても、お世話になったことへの感謝の気持ちを忘れずに、低姿勢でお願いすることが大切です。源泉徴収票の前の職場へのもらい方として、メールで依頼する際の具体的な例文をご紹介します。
**件名：**源泉徴収票の再発行のお願い（元〇〇部氏名）
本文：
株式会社〇〇
人事部〇〇様（ご担当者様）
大変ご無沙汰しております。
元〇〇部に在籍しておりました、〇〇〇〇（氏名）です。
在職中は大変お世話になり、誠にありがとうございました。
突然のご連絡失礼いたします。
この度、確定申告にあたり、貴社に在籍しておりました期間の源泉徴収票が必要となりました。
誠に恐縮なのですが、下記分の源泉徴収票を再発行していただくことは可能でしょうか。
・対象年度：令和〇年分
お忙しいところ大変申し訳ございませんが、ご対応いただけますと幸いです。
郵送先は下記の住所でお願いできますでしょうか。
【送付先】
〒〇〇〇-〇〇〇〇
東京都〇〇区〇〇〇-〇-〇
〇〇〇〇宛
お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
【署名】 氏名：〇〇〇〇 住所：〒〇〇〇-〇〇〇〇東京都〇〇区〇〇〇-〇-〇 電話番号：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇 メールアドレス：〇〇〇@〇〇〇.com
この源泉徴収票のメールでの依頼の例文のように、件名で要件と氏名を明確にし、本文では時候の挨拶、退職時の感謝、再発行依頼の経緯と内容、送付先情報を分かりやすく記載することがポイントです。
アルバイトでも源泉徴収票の依頼は可能
「アルバイトだったから源泉徴収票はもらえないのでは？」と考える方がいるかもしれませんが、それは誤解です。雇用形態が正社員、契約社員、アルバイト、パートタイムのいずれであっても、会社は給与を支払った従業員に対して源泉徴収票を発行する義務があります。これは、年間の給与支払額の大小に関わらず適用される原則です。したがって、アルバイトやパートとして勤務していた場合でも、源泉徴収票の発行や再発行を依頼する正当な権利があります。特に、複数のアルバイトを掛け持ちしていた場合、それぞれの勤務先から源泉徴収票をもらい、確定申告を行う必要があるケースも出てきます。依頼方法は、基本的には正社員の場合と変わりません。前の職場の人事部や店長など、担当者に連絡を取ってお願いすることになります。源泉徴収票のメールでの依頼でバイト先へ送る場合も、前述の例文を参考に、在籍していた店舗名や期間を明確にし、丁寧な言葉遣いでお願いすれば問題ありません。もし「うちはアルバイトには発行していない」などと言われた場合は、法律上の義務であることを丁寧に伝え、再度お願いしてみるのが良いでしょう。それでも対応してもらえない場合は、税務署に相談することも可能です。
電話とメールどちらで依頼するのが良い？
源泉徴収票の再発行を依頼する際、電話とメールのどちらの方法が良いか迷うこともあるかもしれません。結論から言うと、基本的にはメールでの依頼をお勧めします。その理由はいくつかあります。まず、メールであれば、依頼した内容や日時が文章として記録に残るため、「言った」「言わない」といった後のトラブルを防ぐことができます。これは、依頼した側にとっても、対応する会社側にとってもメリットとなります。次に、担当者が不在であっても、メールを送っておけば都合の良い時に確認し、対応してもらうことが可能です。電話の場合、担当者が不在だと何度もかけ直す必要があったり、他の業務で忙しい時間帯にかけてしまったりする可能性があります。また、送付先の住所や氏名、必要な年度といった正確性が求められる情報を、口頭で伝えるよりも文字で伝える方が間違いが起こりにくいという利点もあります。一方で、会社の規模が小さく、普段から電話でのやり取りが主であった場合や、メールを送っても返信がない場合などは、電話で連絡する方がスムーズなケースもあります。その際は、まず電話で再発行をお願いしたい旨を伝え、送付先などの詳細については改めてメールで送る、というハイブリッドな方法も有効です。
状況別の源泉徴収票の再発行依頼メールの例文と注意点
ここでは、源泉徴収票の再発行を依頼する際の、より具体的な状況に応じたメールの書き方や注意点について解説していきます。電子データでの受け取りや、発行後のやり取りなど、様々なケースを想定した対応方法を知ることで、さらにスムーズな手続きが可能になるでしょう。この源泉徴収票の再発行を依頼するメールの例文の応用編として、ぜひ参考にしてください。
源泉徴収票をメール（電子データ）でもらうことは可能？
発行後の送付をお願いする際の例文
依頼してから受け取るまでの期間の目安
もし会社が発行を拒否した場合の対処法
確定申告など複数の用途で必要な場合
源泉徴収票の再発行メールと例文の総まとめ
源泉徴収票をメール（電子データ）でもらうことは可能？
近年、ペーパーレス化の推進に伴い、源泉徴収票を紙ではなく電子データ（PDFファイルなど）で交付する会社が増えています。これを「電子的交付」と言います。では、再発行の際に源泉徴収票をメールでもらうことは可能なのでしょうか。結論としては、会社が電子交付に対応しており、かつ、あなたがそれに同意している場合に可能です。所得税法では、源泉徴収票を電子交付するためには、事前に従業員一人ひとりから承諾を得なければならないと定められています。在職中に電子交付に同意していた場合は、再発行も同様に電子データで受け取れる可能性が高いでしょう。源泉徴収票の再発行を電子で希望する場合、依頼メールにその旨を記載します。
【例文】
「お手数ですが、もし可能でしたら、PDFファイル等の電子データにて、本メールアドレス宛にお送りいただくことはできますでしょうか。難しいようでしたら、郵送にてご対応いただけますと幸いです。」
このように、相手の都合を尋ねる形でお願いするのが丁寧です。電子データで受け取るメリットは、郵送にかかる時間を短縮でき、すぐに手元に届く点です。また、データのまま保存・管理できるため、紛失のリスクも低減します。ただし、提出先によっては紙媒体の原本を求められる場合もあるため、事前に確認が必要です。会社が電子交付に対応していない場合は、従来通り紙での発行・郵送となります。
発行後の送付をお願いする際の例文
源泉徴収票の発行そのものをお願いするだけでなく、その後の送付方法についても明確に伝えておくことが、スムーズな受け取りにつながります。特に、退職後に引っ越しをして在籍時と住所が変わっている場合は、送付先の指定が不可欠です。源泉徴収票の発行のお願いと合わせて、送付に関する依頼文をメールに含めましょう。源泉徴収票の送付の例文として、依頼メールの文末に加える形が一般的です。
【例文１：住所が変わっている場合】
「なお、お手数ですが、発行いただきました源泉徴収票は、下記の現住所までご郵送いただけますようお願い申し上げます。
【送付先住所】
〒〇〇〇-〇〇〇〇
（都道府県から正確に記載）
〇〇〇〇（氏名）宛」
【例文２：急いでいる場合】
「誠に勝手なお願いで恐縮ですが、〇月〇日までに転職先へ提出する必要がございます。もし可能でしたら、ご発行いただけました際にご一報いただけますと幸いです。」
このように、送付先を明確に示すことはもちろん、急ぎの事情がある場合は、その旨を正直に、しかし低姿勢で伝えることも有効な場合があります。ただし、発行には会社側の事務処理時間も必要ですので、過度な要求は避け、「もし可能でしたら」といったクッション言葉を使う配慮が大切です。
依頼してから受け取るまでの期間の目安
源泉徴収票の再発行を依頼してから、実際に手元に届くまで、どのくらいの期間がかかるのかは気になるところでしょう。この期間は、会社の規模や経理・人事部門の体制、依頼する時期によって大きく異なるため、一概に「〇日かかる」と断言することは難しいのが実情です。一般的には、依頼を受けてから数日から1週間程度で発送されるケースが多いようですが、あくまで目安と考えてください。例えば、経理担当者が少ない中小企業や、年末調整や決算期といった繁忙期に依頼が重なった場合は、2週間以上かかることもあり得ます。また、退職してから年数が経っている場合、過去のデータをすぐに見つけ出すのに時間がかかる可能性も考えられます。もし、確定申告の期限が迫っているなど、使用する期日が決まっている場合は、できる限り早めに依頼のアクションを起こすことが肝心です。依頼メールを送ってから1週間以上経っても何の連絡もない場合は、一度「先日お送りしたメールはご確認いただけましたでしょうか」と、丁寧に進捗を問い合わせてみるのも一つの方法です。その際も、相手を急かすような表現は避け、あくまで状況確認というスタンスで連絡するように心がけましょう。
もし会社が発行を拒否した場合の対処法
前述の通り、源泉徴収票の交付は会社の法的義務ですが、残念ながら、ごく稀に発行を拒否されたり、依頼を無視されたりするケースも存在します。もし、前の職場に再三お願いしても応じてもらえない場合は、泣き寝入りする必要はありません。そのような場合は、公的機関に相談するという次のステップがあります。まず相談すべきは、あなたの住所地を管轄する税務署です。税務署には、会社に対して源泉徴収票を交付するよう行政指導を行ってもらう権限があります。「源泉徴収票不交付の届出書」という書類を提出することで、税務署から会社へ指導が入る流れとなります。この届出書は、国税庁のホームページからダウンロードできるほか、税務署の窓口でもらえます。手続きの際には、会社とのやり取りの経緯（メールの履歴など）や、給与明細など、給与の支払があったことを証明できるものがあると、話がスムーズに進む可能性があります。税務署に相談しても解決しない、あるいは給与の未払いなど他の労働問題も抱えている場合は、労働基準監督署に相談するという選択肢もあります。いずれにしても、まずは冷静に、そして法的な手続きに則って対処していくことが重要です。
確定申告など複数の用途で必要な場合
源泉徴収票が、確定申告と住宅ローンの申し込みなど、複数の用途で同時期に必要になるケースも考えられます。基本的に、源泉徴収票の原本は一つですが、提出先によってはコピーでも問題ない場合があります。例えば、確定申告（e-Taxを除く書面提出）では原本の添付が必要ですが、住宅ローンの審査ではコピーで可とする金融機関も多いようです。まず、それぞれの提出先に、原本が必要か、コピーでも良いかを確認することが先決です。もし、複数の提出先から原本の提出を求められた場合は、どうすれば良いでしょうか。この場合、源泉徴収票を複数枚発行してもらうことが可能か、会社に相談してみる価値はあります。依頼メールで、「大変恐縮ですが、〇〇と△△の二つの用途で必要となるため、もし可能でしたら2部発行していただくことはできますでしょうか」と、理由を添えて丁寧に聞いてみましょう。会社側の義務は1部の発行ですが、事情を汲んで対応してくれる可能性もゼロではありません。もし複数枚の発行が難しい場合は、一度原本を受け取った後、自分でコピーを取り、原本が必要な提出先を優先して使用することになります。手続きをスムーズに進めるためにも、必要部数と提出先の要件を早めに把握しておくことが大切です。
源泉徴収票の再発行メールと例文の総まとめ
今回は源泉徴収票の再発行を依頼するメールの書き方について、例文を交えながらお伝えしました。以下に、本記事の内容を要約します。
・源泉徴収票の発行は所得税法で定められた会社の義務である
・再発行の依頼は労働者の正当な権利なので、言いづらいと感じる必要はない
・依頼メールには氏名、在籍情報、必要年度、送付先などを漏れなく記載する
・件名で要件と氏名を明確にすると担当者が分かりやすい
・前の職場には退職時の感謝を述べ、丁寧な言葉遣いで依頼する
・アルバイトやパートでも源泉徴収票を依頼する権利がある
・依頼は記録に残り、時間を選ばないメールが基本的には推奨される
・源泉徴収票の電子データでの受け取りは、会社の対応と本人の同意が必要だ
・引っ越した場合は、必ず正確な送付先住所を伝える
・発行までの期間は数日から2週間以上と会社によって異なる
・使用期限がある場合は、余裕を持って早めに依頼することが重要だ
・もし発行を拒否されたら、税務署の「源泉徴収票不交付の届出書」を利用できる
・提出先によってはコピーで良い場合もあるため、事前に確認する
・複数枚必要な場合は、理由を添えて会社に相談してみる価値はある
・丁寧な依頼と正確な情報提供が、円滑な再発行の鍵である
源泉徴収票の再発行は、誰にでも起こりうる手続きです。この記事で紹介したポイントと例文が、あなたの不安を少しでも和らげ、スムーズな手続きの一助となれば幸いです。必要な書類を確実に手に入れ、次のステップへと進んでください。
