催促状の書き方は何を押さえる?例文付きで解説!

ビジネス上の取引では、支払い期日を過ぎても入金が確認できないケースが時折発生します。こうした際に最初の段階で送られる文書が催促状であり、相手との関係を保ちながら支払いを促す重要な手段として広く用いられています。

催促状は、法的強制力を持つ督促状や催告書に比べて穏やかな表現で書かれるのが特徴です。書き方を誤ると取引先との信頼関係を損ねかねないため、記載項目とトーンの両面で慎重な設計が求められると言えます。

本記事では催促状の基本的な位置づけから、記載すべき項目、場面別の例文までを整理し、実務で使える形で解説します。

この記事で分かること

• 催促状の定義と督促状との違い
• 催促状に記載すべき基本項目
• 初回・再送・個人宛の例文
• 催促状作成時のマナーと注意点

催促状の基本と書き方の土台

催促状を書き始める前に、その性質と役割を正しく理解しておくことが重要です。ここでは催促状が持つ意味合いや、送付タイミング、記載項目など、書き方の土台となる知識を整理します。

土台を押さえておくと、実際の文面作成時にどの要素を残し、どの表現を選ぶべきかが明確になります。

催促状とは何か?その位置づけ

催促状とは、支払いや書類提出などの約束が守られていない相手に対し、対応を促すために送る書状のことです。企業間取引だけでなく、個人間の金銭貸借や家賃未払いなどでも用いられます。

催促状の目的は、相手に状況を思い出させて自発的な対応を促すことにあります。支払い忘れや手続き漏れなど悪意のないケースも多く、穏やかな表現で働きかけるのが基本的な姿勢です。

送付によって相手に支払意思を確認する機能も持ちます。反応が得られない場合は、より強い書式である督促状や催告書へと段階的に切り替えていく流れが一般的と言えます。

催促状は支払いそのものを強制する効力までは持ちませんが、取引の経緯を記録として残す意味で重要な文書と位置づけられています。万一裁判などに発展した場合にも、催促状の写しは「いつ・どのような内容で相手に連絡したか」を示す証跡として機能するため、送付記録は保管しておくべき資料と言えます。

また、催促状は金銭の支払い以外にも使われます。納品物の提出遅延や書類の返送遅れといった業務全般に対して送られるケースもあり、用途は金銭債権の回収に限られません。

催促状と督促状の違い

催促状と混同されやすい文書に督促状がありますが、両者は強制力の強さと送付順序に明確な差があります。「催促状＜督促状」の力関係で理解するのが分かりやすいと言えるでしょう。

催促状は支払い期日を過ぎて間もないタイミングで、穏やかに対応を促す目的で送られます。対して督促状は、催促状に反応がない場合の次の手段として、より強い表現と法的措置の可能性まで含めて通知する文書です。

さらに強い段階として催告書があり、内容証明郵便で送ることで時効中断の効力を持たせる使い方が一般的とされています。こうした段階構造を理解しておくと、場面に応じた適切な文書を選べるようになります。

文書	強さ	送付時期	主な目的
催促状	弱	期日後1週間程度	穏やかに対応を促す
督促状	中	催促後も反応なし	強めに支払いを求める
催告書	強	督促でも未対応	法的措置の予告

初期対応で催促状を用いることが、関係性を保ったまま未入金を解消する近道になりやすいと考えられます。いきなり督促状や催告書を送ると相手の反発を招き、かえって回収が難航する恐れがあるためです。

段階的に文書を使い分けることで、相手が誠実に対応しようとしているのか、それとも意図的に支払いを遅らせているのかを見極める判断材料にもなります。自社側の対応姿勢を記録しておく意味でも、各段階の書式を整備しておくことが望ましいと言えます。

催促状を送るタイミング

催促状を送る目安は、支払い期限を過ぎてから約1週間経過したタイミングとされています。期限直後に送ると性急な印象を与えかねないため、少し猶予を置くのが通例です。

ただし、金額が大きい取引や継続的な未入金が疑われる場合は、早めに動く判断も必要と言えます。相手の過去の支払履歴や業界慣習を踏まえ、柔軟にタイミングを決めるのが望ましい対応です。

社内の経理フローで請求書確認が遅れているだけのケースもあるため、送付前に電話やメールで一度状況確認を挟むのも有効な手順になります。いきなり書面を送る前に、関係性を損なわない形での予備連絡が役立つ場面も多く見られます。

送付の遅れは時効の起算点にも影響するため、社内で一定のルールを設けて運用する企業が増えていると言えるでしょう。

催促状に記載する基本項目

催促状には定められた書式はないものの、最低限盛り込むべき項目はほぼ決まっています。漏れなく記載することで、相手が状況を素早く把握し、対応に移れる設計になります。

最も基本的な記載項目は、発行日・宛先・差出人情報・取引内容・未入金額・支払い期限・振込先・連絡先の8点です。これらが欠けていると、相手は何の件かを把握しづらく、再確認の手間が増えてしまいます。

特に重要なのが「どの請求に対するものか」を一目で分かるように書くことです。請求書番号や取引日を明記し、相手がすぐ対応できる状態にするのが適切と言えます。

項目	内容	記載例
発行日	催促状を出す日付	令和○年○月○日
宛先	相手の会社名・担当者名	○○株式会社 経理部 △△様
差出人	自社名・部署・担当者	株式会社□□ 経理課 ××
件名	催促状であると明示	○月分ご請求書のお支払いについて
取引内容	請求書番号・取引日	請求書No.○○（○月○日付）
未入金額	支払われていない金額	金○○○,○○○円
新たな期限	対応してほしい期日	○月○日までに
振込先	指定口座情報	○○銀行○○支店

これら8項目をテンプレート化しておくと、急な未入金対応でも素早く文書を組み立てられるようになります。記載内容の漏れは相手からの問い合わせを招き、解決まで余計な時間を要する原因にもなりかねません。

補足として、遅延損害金や利息が発生する場合はその旨も追記します。契約書に定めがある場合は、該当条項と計算根拠を簡潔に示すことで、相手に納得感のある説明ができると考えられます。

催促状作成時のマナーと注意点

催促状の書き方で最も気をつけたいのは、責める口調や感情的な表現を避けることです。相手に非があると分かっていても、事務的で節度ある文面を保つのがビジネスマナーと言えます。

また「行き違いでございましたらご容赦ください」といった一文を添えることで、既に入金が完了している場合の角を立てない配慮になります。双方の事務処理のタイムラグを想定した表現は、催促状のテンプレートとして広く普及しています。

書面の送付方法にも注意が必要です。初期段階の催促状は普通郵便で問題ありませんが、再度送付する際や重要な内容の場合は配達記録郵便を使うとトラブル防止に役立ちます。

節度ある言葉選びは、催促後も継続する取引関係のために欠かせない要素です。催促をビジネスで柔らかく伝えるコツもあわせて参考にできます。

催促状の書き方と場面別の例文

ここからは実務でそのまま使えるよう、催促状の基本構成と代表的な例文を紹介します。初回と再送、個人宛で文面の調整が必要になるため、場面ごとに使い分けられるように設計しておくと便利です。

例文は型として活用し、自社の取引内容や相手との関係性に合わせて文言を調整する前提で読み進めてください。

催促状の基本構成と流れ

催促状の文面は、前文・主文・結びの3部構成で整えるのが一般的です。ビジネス文書としての体裁を保ちながら、要点を過不足なく伝える流れを意識します。

前文では時候の挨拶や日頃の感謝を短く述べ、主文で本題となる未入金の件を事実ベースで記述します。結びでは行き違いへの断り書きと、対応への謝意を添える形が定型です。

本題に入る前のクッションが適切に機能することで、相手の心理的な抵抗を和らげられます。一方で前文が長すぎると要件が埋もれるため、数行で簡潔にまとめるのが望ましい設計と考えられます。

拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。

さて、○月○日付でご送付いたしました請求書No.○○（金○○○,○○○円）につきまして、お支払い期限を過ぎましてもご入金の確認ができておりません。

お手数ではございますが、○月○日までに下記口座までお振込みくださいますようお願い申し上げます。なお、本書と行き違いでご入金いただいておりました際は、何卒ご容赦ください。

敬具

この基本型をベースに、金額や期日の差し替えで運用できる状態にしておくと実務が円滑になります。

初回の催促状の書き方（例文）

初回の催促状では、相手の支払い忘れを前提とした柔らかい表現を使うのが原則です。責めるような言い回しは避け、あくまで事務連絡としてのトーンを保ちます。

初回送付のタイミングは期限超過から1週間程度が目安で、電話連絡などを試みても反応がない段階で書面に切り替える形が望ましいと言えます。

件名：○月分ご請求書のお支払いのお願い

○○株式会社 経理部 △△様

拝啓 平素より格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。

さて、○月○日付でお送りいたしました請求書No.○○につきまして、お支払い期日を過ぎましてもご入金の確認ができておりません。何らかのお手違いかと存じますが、ご確認のうえ○月○日までにお振込みいただきますようお願い申し上げます。

なお、本状と行き違いでご入金いただいておりました際は、何卒ご容赦くださいませ。敬具

初回は「お手違いかと存じますが」など相手の体面を保つ表現を織り交ぜると、関係を損なわない仕上がりになります。メール形式で送る場合の書き方は入金の催促メールも参考にできます。

再度送る催促状の書き方（例文）

初回の催促状を送っても反応がない場合、2回目の催促状では一段強めのトーンで緊急性を示すのが定石です。ただしあくまで節度を保ち、責める印象にならないよう注意します。

2回目の文面では、前回送付した事実と今回が再度の案内であることを明記します。このままでは督促状へ移行する旨を示唆することで、相手に対応の緊急性を伝える流れが一般的です。

件名：○月分ご請求書のお支払いのお願い（再送）

○○株式会社 経理部 △△様

平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。

去る○月○日に、○月分ご請求書のお支払いについてご案内をお送りいたしましたが、本日時点でもご入金が確認できておりません。重ねてのご連絡となりまして恐縮ですが、○月○日までにお振込みいただきますようお願い申し上げます。

なお期日までにご対応いただけない場合、改めて書面にてご連絡差し上げる場合がございます。ご事情がございましたら、恐れ入りますがご一報賜れますと幸いです。

再送時は「期日後の対応」にも触れることで、相手に次のステップを意識させる狙いがあります。ただし脅しと受け取られる表現は避け、あくまで事務的に次のステップの可能性を示唆する程度にとどめるのが適切です。

再送の段階では電話連絡を併用することも検討の余地があります。書面と口頭の両方で伝えることで、相手が真剣に対応に動くきっかけを作りやすくなります。電話の記録も残しておくと、後の督促状や催告書への移行が円滑になるでしょう。

個人宛に送る催促状の書き方

個人相手の催促状では、法人宛より一層配慮した表現を選ぶのが望ましい対応です。個人は支払い忘れや事情変化が発生しやすく、機械的な文面だと反感を買いかねません。

文面は法人宛と同じ3部構成を採用しつつ、専門用語を避けて平易な言葉遣いを心がけます。連絡先を明確に示し、事情がある場合は相談に応じる姿勢を伝えると、相手が対応しやすくなると言えます。

○○様

いつもお世話になっております。株式会社□□の××でございます。

○月○日にお送りいたしましたご請求書（金○○,○○○円）につきまして、お支払い期限を過ぎましてもご入金の確認ができておりません。お忙しい中恐縮ですが、○月○日までにお振込みをお願いできますと幸いです。

ご不明な点やご事情などございましたら、下記連絡先までお気軽にお知らせください。本書と行き違いでのご入金でしたらご容赦ください。

個人宛では「ご都合がございましたらお知らせください」と一文を添えると、双方向のコミュニケーションのきっかけになります。相手の事情を汲む姿勢を示すことで、支払い意志の確認につなげやすくなります。

また、個人が相手の場合は送付物の体裁にも気を配ります。社名入りの無機質な封筒よりも、担当者名を手書きで添える程度のひと手間が、相手の印象を和らげる効果を持つと考えられます。

催促状で使うべき敬語と表現

催促状では、謙譲語と丁寧語を軸に据え、命令形や断定的な表現を避けるのが基本です。相手の立場に配慮しつつ、必要な要件は明確に伝えるバランス感覚が求められます。

使用頻度の高い表現を覚えておくと、文面作成が格段に速くなります。「お手数ですが」「恐れ入りますが」「ご多忙の折恐縮ですが」といったクッション言葉を、催促の前に置くと全体が柔らかくなります。

表現	用途
お支払いのお願い	件名・本題の導入
ご確認のほどお願い申し上げます	相手への依頼
お手数ではございますが	依頼前のクッション
行き違いでございましたら	既入金への配慮
ご容赦くださいませ	結びの定型

これらの言い回しをひな形にストックしておくと、催促状の質を安定させながら作成スピードも維持できます。敬語の統一は一通の文書の中でも重要で、途中から口調が変わるとビジネス文書としての信頼性が損なわれかねません。

一方で、過剰に丁寧な表現を重ねると要件が曖昧になる点にも注意が必要です。主旨である「いつまでに・いくらを・どこに」という情報が埋もれないよう、配慮と明瞭さを両立させる文面設計が求められると言えるでしょう。

定型表現に加えて、相手の業界や関係性に応じた微調整も意識したいポイントです。長く取引のある相手には少し柔らかく、新規の相手にはやや形式ばった表現にするなど、相手との距離感に応じたトーン選びが実務の質を高めます。

催促状の書き方のまとめ

催促状の書き方で大切なのは、事実を淡々と伝える事務性と、相手を追い詰めない配慮のバランスです。書式よりも「相手に対応を促す」という本来の目的を意識することが、効果的な催促状につながります。

初回は柔らかく、再送時は少し強めに、個人宛では一層丁寧に。この3点を押さえておけば、多くの場面に対応できる催促状を書けるようになると言えます。

さらに詳しい解説はjp-guideの催促状の正しい書き方、Paid公式ブログの督促状と催促状の違い、マネーフォワードの督促状の書き方と例文も参考になります。

あわせて社外への催促メールの例文も確認しておくと、書面とメールの使い分けが整理しやすくなります。

運用面では、催促状のフォーマットを事前に整備しておくことが重要です。急な未入金対応でも迷わず送付できる体制が、取引の健全性を守る土台になります。社内の経理・営業部門間で共有テンプレートを運用すると、属人的な対応のばらつきも減らせるでしょう。

最後に、催促状はあくまで関係修復を前提とした文書である点を忘れないようにしたいところです。書面を送ることで相手との対話のきっかけを作り、支払い遅延の原因を把握する第一歩として位置づけるのが現実的な運用と言えます。感情的な要素を排し、事実と依頼を淡々と並べる姿勢が、催促状を最も効果的に機能させる土台になると考えられます。