身内に不幸があった際、勤めている会社へ連絡を入れる必要がありますが、そのときに頭を悩ませるのが香典や弔電の扱いです。特に最近増えている家族葬など、故人の遺志や遺族の意向で、弔問や香典、供花、そして弔電などを辞退したいと考えるケースは少なくありません。しかし、会社からのせっかくのお申し出をどのように断れば失礼にならないのか、その伝え方には細心の注意が求められます。いざという時に慌てないためにも、弔電の辞退を会社へ伝える際のマナーや、参考になる例文を知っておくことは大切かもしれません。デリケートな内容だからこそ、相手への配慮を忘れず、かつ自分たちの意向を明確に伝えるための言葉選びが重要になります。この記事では、様々な状況を想定し、失礼のない伝え方や文例を調査しました。
この記事を読むことで、以下の点について理解を深めることができるでしょう。
・会社に対して弔電を辞退する際の基本的なマナーやタイミング
・口頭やメールなど、連絡手段に応じた丁寧な伝え方のポイント
・家族葬などを理由に弔電と香典を併せて辞退する場合の具体的な例文
・弔電を辞退した後の職場復帰の際に心掛けたいお礼の伝え方
弔電を辞退したいときに会社へ送る例文の基本
ここでは、会社に対して弔電を辞退する意向を伝える際の基本的な考え方やマナーについて説明していきます。なぜ辞退という選択肢があるのかという背景から、伝えるタイミング、具体的な伝え方の作法、そして香典も併せてお断りする場合の表現まで、順に見ていきましょう。これらの基本を押さえることが、会社との円滑なコミュニケーションに繋がるかもしれません。
なぜ弔電を辞退するケースがあるのか
会社へ辞退を伝える基本的なタイミング
まずは口頭で伝えることの重要性
メールで伝える際の丁寧な書き方とは
お気持ちだけという表現の上手な使い方
香典も併せて辞退する場合の伝え方
なぜ弔電を辞退するケースがあるのか
そもそも、なぜ会社からの弔電を辞退するという選択をするのでしょうか。これにはいくつかの理由が考えられます。最も多い理由の一つとして、故人の遺志や生前の希望が挙げられます。故人が華美な葬儀を望まず、「身内だけで静かに見送ってほしい」「関係者に余計な気を遣わせないでほしい」といった意向を残している場合、遺族はその遺志を尊重し、弔電を含む一切の弔意を辞退することがあります。
また、近年増加している家族葬という葬儀形式も、弔電を辞退する大きな理由の一つです。家族葬は、ごく近しい親族のみで故人を偲ぶ小規模な葬儀であり、その趣旨から外部からの弔問や香典、供花、弔電を全て辞退するケースが一般的です。参列者の対応に追われることなく、家族だけでゆっくりと最後のお別れの時間を過ごしたいという想いが背景にあると考えられます。
さらに、遺族側の配慮という側面もあります。会社や同僚に訃報を知らせることで、弔電の手配や費用の負担など、手間や気を遣わせてしまうことを申し訳なく感じるという気持ちです。特に、後日、弔電へのお礼状の送付などを考えると、その負担を避けるためにあらかじめ辞退しておく、という判断に至ることも少なくありません。これらの理由から、弔電の辞退は決して失礼な行為ではなく、故人や遺族の考えに基づいた一つの選択肢として認識されつつあります。
会社へ辞退を伝える基本的なタイミング
会社に対して弔電辞退の意向を伝えるタイミングは、非常に重要です。タイミングを誤ると、会社側がすでに対応を進めてしまっている可能性があり、かえって迷惑をかけてしまうことにもなりかねません。最もスムーズで適切なタイミングは、身内の不幸を会社に報告し、忌引休暇を申請する時です。
通常、不幸があった際は、まず直属の上司に電話で一報を入れるのがマナーとされています。この最初の連絡の際に、葬儀の日時や場所といった情報と併せて、「誠に勝手ながら、故人の遺志により、御香典や御弔電の儀は固くご辞退申し上げます」といった形で、辞退の意向を明確に伝えます。最初に伝えておくことで、上司から人事部や総務部、あるいは他の同僚へ情報が伝わる際に、辞退の意向も正確に共有されやすくなります。
もし、最初の報告時に伝えそびれてしまった場合でも、気づいた時点ですぐに連絡を入れることが大切です。会社側も、従業員の不幸に際しては、慶弔規程に則って速やかに弔電や香典の手配を進めようとします。そのため、連絡が遅れれば遅れるほど、すでに対応済みである可能性が高まります。後から伝える場合は、お詫びの言葉と共に、「先ほどお伝えしそびれてしまい大変申し訳ございませんが」と前置きをしてから、辞退の意向を丁寧に伝えるように心掛けると良いでしょう。
まずは口頭で伝えることの重要性
会社へ弔電辞退の意向を伝える際、連絡手段としてメールやチャットツールが普及していますが、デリケートな内容であるからこそ、まずは口頭、特に電話で直接伝えることの重要性が見直されるべきかもしれません。身内の不幸という非常に個人的で緊急性の高い報告は、文字だけのコミュニケーションでは伝わりにくいニュアンスや誠意を伴うからです。
忌引の連絡を直属の上司にする際は、まず電話で第一報を入れるのが一般的なビジネスマナーとされています。この電話連絡の際に、葬儀の詳細と共に弔電を辞退したい旨を直接自分の言葉で伝えることが、最も丁寧で確実な方法と言えるでしょう。口頭で伝えることで、辞退するに至った背景（例えば故人の遺志であることなど）を簡潔に補足説明することも可能であり、相手の理解を得やすくなります。
また、声を通じて伝えることで、こちらの恐縮している気持ちや、会社からの心遣いに対する感謝の念も伝わりやすくなります。これにより、単に「不要です」と突き放すような印象を与えず、円満にこちらの意向を受け入れてもらえる可能性が高まります。もちろん、電話連絡の後、正式な記録として、あるいは関係部署への周知のためにメールを送ることは有効ですが、その場合でも「先ほどお電話でもお伝えいたしましたが」と一言添えることで、丁寧な印象を保つことができます。まずは声で直接伝えるというワンクッションが、円滑な人間関係を維持する上で大切な配慮となるでしょう。
メールで伝える際の丁寧な書き方とは
口頭で上司に報告した後、関係各所への連絡や、改めて正式な形で伝える手段としてメールは非常に有効です。特に、弔電だけでなく香典辞退を会社へメールで伝える場合は、誰が読んでも誤解が生じないよう、丁寧かつ明確な表現を心掛ける必要があります。
まず件名ですが、「【訃報】〇〇部〇〇（自分の氏名）より訃報のご連絡」のように、誰からの何の連絡であるかが一目で分かるようにするのがマナーです。これにより、受信者は緊急性の高い重要事項としてメールを確認することができます。
本文の構成としては、最初に宛名（〇〇部長、関係者の皆様など）を記載し、次に自分の所属と氏名を名乗ります。続いて、「〇月〇日、父〇〇が永眠いたしました。生前のご厚情に深く感謝いたします」といった形で、誰がいつ亡くなったのかを簡潔に報告します。
そして最も重要な辞退の意思表示です。「誠に勝手ながら、故人の遺志により、葬儀は近親者のみにて執り行うこととなりました。つきましては、皆様からの御香典、御供花、御弔電の儀は固くご辞退申し上げます」のように、理由（故人の遺志、家族葬など）を添えて、辞退したい項目（香典、供花、弔電など）を具体的に明記します。これにより、弔電を断る会社へのメールとして、その意図が明確に伝わります。最後に、「何卒ご理解いただけますようお願い申し上げます」と締め、葬儀の日時や場所、喪主の氏名などの情報を記して終えます。
お気持ちだけという表現の上手な使い方
会社からの弔電や香典を辞退する際に、ただ「辞退します」と伝えるだけでは、相手の弔意を無下にするような、少し冷たい印象を与えてしまうかもしれません。そこで、相手の心遣いへの感謝を示しつつ、こちらの意向を柔らかく伝えるために有効なのが、「お気持ちだけ頂戴いたします」という表現です。
この「お気持ちだけ」という言葉には、「弔電や香典といった形あるものは謹んで辞退させていただきますが、故人を悼み、私たち遺族を気遣ってくださるそのお心遣いは、大変ありがたく、感謝して受け取らせていただきます」という深い意味が込められています。これにより、相手の弔意を尊重する姿勢を示すことができ、角が立たない円満な断り方が可能になります。
例えば、口頭で伝える際には、「弔電のお申し出、誠にありがとうございます。大変恐縮ですが、今回はお気持ちだけ有り難く頂戴し、弔電はご辞退させていただきたく存じます」といったように使います。メールで弔電の辞退を伝える文例としては、「皆様のお心遣いに深く感謝申し上げますとともに、誠に勝手ながら、御弔電につきましては、お気持ちだけ頂戴し、謹んでご辞退申し上げます」のように記述すると、丁寧な印象を与えることができるでしょう。この一言を添えるだけで、単なる拒絶ではなく、感謝に基づいた辞退であることが伝わり、会社側も納得しやすくなる可能性があります。
香典も併せて辞退する場合の伝え方
最近では、弔電だけでなく、香典も併せて辞退するケースが非常に増えています。特に家族葬の場合、香典を辞退することは一般的です。会社へ連絡する際には、弔電と香典の両方を辞退する旨を、明確に、そして誤解のないように伝えることが極めて重要です。どちらか一方だけ辞退するのか、両方とも辞退するのかが曖昧だと、会社側が対応に困ってしまい、かえって気を遣わせてしまうからです。
伝える際には、「御香典、御弔電の儀は、共に固くご辞退申し上げます」というように、辞退したい項目を具体的に列挙するのが最も確実な方法です。単に「お心遣いはご辞退申し上げます」という表現だと、どこまでの範囲を指すのかが不明確になる可能性があるため、避けた方が無難かもしれません。
家族葬で香典を辞退する会社への例文としては、以下のような表現が考えられます。
「葬儀は故人の遺志により、近親者のみの家族葬として執り行います。つきましては、誠に勝手ではございますが、皆様からの御香典、御弔電、御供花などの一切のお心遣いは、固くご辞退申し上げます。皆様のお気持ちだけ、有り難く頂戴いたします。」
このように、理由（家族葬であること）、辞退する具体的な項目（香典、弔電、供花など）、そして感謝の言葉（お気持ちだけ頂戴します）をセットで伝えることで、丁寧かつ明確にこちらの意向を示すことができます。
会社への弔電辞退で参考にしたい例文と伝え方の応用
ここでは、より具体的な状況に応じた、会社への弔電辞退の伝え方と例文について探っていきます。家族葬を理由とする場合の文例や、会社側の立場からの対応、職場復帰後のお礼の仕方など、一歩踏み込んだ内容を解説します。これらの応用的な知識を持つことで、いざという時に、よりスムーズで心のこもった対応が可能になるかもしれません。会社への弔電辞退の例文を参考に、様々なケースを想定していきましょう。
家族葬を理由に辞退する際の文例
会社側が弔電を辞退されたらどうするか
辞退後に会社へお礼を伝える必要性
会社側の対応と従業員への配慮
訃報連絡と辞退を同時に伝える文例
まとめ：弔電の辞退を会社へ伝える例文の要点
家族葬を理由に辞退する際の文例
近年、主流となりつつある家族葬で故人を見送る場合、会社への連絡ではその旨を明確に伝えることが、弔電や香典の辞退をスムーズに進めるための鍵となります。家族葬であることを伝えれば、会社側も「弔意を辞退したいのだな」と理解しやすくなるからです。
家族葬であることを理由に、香典や弔電を辞退する会社への例文としては、口頭でもメールでも使える以下のような表現が考えられます。
「この度の父の葬儀は、故人の生前の希望により、近親者のみの家族葬にて執り行うこととなりました。つきましては、誠に勝手ながら、会社皆様からの御香典、御弔電、御供花の儀は固くご辞退申し上げたく存じます。皆様のお気持ちだけ、有り難く頂戴いたします。何卒ご理解のほどお願い申し上げます。」
この文例のポイントは三つあります。一つ目は、「故人の生前の希望により」という理由を明確に述べることで、遺族の独断ではなく、故人の遺志を尊重した結果であることを示している点です。二つ目は、「御香典、御弔電、御供花」と辞退したい項目を具体的に列挙し、曖昧さをなくしている点です。三つ目は、「お気持ちだけ、有り難く頂戴いたします」と感謝の言葉を添えることで、相手の弔意を尊重する姿勢を示している点です。この構成で伝えることで、会社側も故人と遺族の意向を汲み取り、円滑に対応してくれる可能性が高まるでしょう。
会社側が弔電を辞退されたらどうするか
視点を変えて、もしあなたが上司や総務担当者として、部下や同僚から弔電辞退の連絡を受けたら、どのように対応するのが適切でしょうか。会社として、また一人の同僚として、故人を悼む気持ちを示したいと思うのは自然なことです。しかし、最も優先すべきは、悲しみの中にいる従業員本人とその家族の意向です。
従業員から「弔電を辞退したい」という明確な申し出があった場合、会社側はその意思を最大限に尊重し、弔電の手配を行わないのが原則です。これは、たとえ会社の慶弔規程に弔電を送る旨が定められていたとしても同様です。規程はあくまで一般的なケースを想定したものであり、個別の事情や本人の強い希望がある場合は、そちらを優先するのが望ましい対応と言えます。
もし、どうしても何か弔意を示したいと感じる場合は、後日、職場に復帰した際に、「大変だったね」「何か手伝えることがあったら言ってね」と温かい言葉をかけるに留めるのが良いでしょう。あるいは、部署の有志でお金を出し合って何かを贈るという話が出たとしても、まずは本人の意向を再確認することが大切です。良かれと思ってしたことが、かえって相手の負担になってしまうこともあります。弔電を辞退されたら、まずはその気持ちを静かに受け止め、そっとしておくことが、最も心のこもった配慮となるのかもしれません。
辞退後に会社へお礼を伝える必要性
弔電や香典を辞退したからといって、それで全てが終わりではありません。忌引休暇を終え、職場に復帰した際には、改めて関係者へ挨拶とお礼を伝えることが、社会人としての重要なマナーです。この一手間を惜しまないことが、その後の円滑な職場関係に繋がります。
出社初日には、まず直属の上司のもとへ挨拶に行き、その後、部署のメンバーや関係者へも丁寧に挨拶して回るのが望ましいでしょう。その際に伝えるべき内容は、主に三つです。
一つ目は、弔意を示してくれたことへの感謝です。たとえ弔電を辞退したとしても、会社や同僚が気遣ってくれたことには変わりありません。その心遣いに対して、「この度は、お心遣いをいただき、誠にありがとうございました」と改めてお礼を述べます。これは、会社からの弔電へのお礼を伝える気持ちと同様のものです。
二つ目は、休暇をいただいたことへの感謝と、不在中の業務をフォローしてくれたことへのお詫びと感謝です。「急なことでご迷惑をおかけし、申し訳ありませんでした。皆様のおかげで、無事に父を見送ることができました」といった言葉を添えると良いでしょう。
三つ目は、今後の仕事に対する前向きな姿勢です。「本日からまた、気持ちを新たに頑張りますので、よろしくお願いいたします」と締めくくることで、周囲も安心してあなたを迎え入れることができます。菓子折りなどを持参するのも丁寧ですが、まずは感謝の気持ちを自分の言葉で伝えることが最も大切です。
会社側の対応と従業員への配慮
従業員から香典辞退の申し出があった際の会社の対応は、その企業の姿勢が問われる場面でもあります。現代の多様な価値観を尊重し、従業員一人ひとりに寄り添う姿勢が求められます。
多くの会社では、福利厚生の一環として慶弔見舞金規程が設けられており、従業員やその家族に不幸があった際には香典や弔電を送ることが定められています。しかし、これはあくまで会社の福利厚生としての制度であり、従業員に受け取りを強制するものではありません。したがって、従業員から香典辞退や弔電辞退の申し出があった場合、会社としてはその意向を尊重するのが最も適切な対応となります。香典辞退の会社での対応として、本人の意思を無視して一方的に香典を送付したり、弔電を打ったりすることは、かえって従業員を困惑させ、負担を強いることになりかねません。
理想的なのは、従業員が気兼ねなく弔意辞退の意向を伝えられるような、風通しの良い職場環境を日頃から作っておくことです。上司や総務担当者が、家族葬などの現代の葬儀事情について理解を示し、「何かあれば遠慮なく相談してください」というスタムでいることが、従業員の心理的な安心に繋がります。会社側は、制度に則った対応を基本としつつも、最終的には個人の選択を最優先するという柔軟な姿勢を持つことが、従業員との信頼関係を築く上で重要だと言えるでしょう。
訃報連絡と辞退を同時に伝える文例
いざという時に慌てず、必要な情報を的確に伝えるためには、訃報の連絡と弔電辞退の意向を同時に伝える際の具体的な文例を知っておくと心強いものです。ここでは、最も一般的な連絡手段である電話とメール、それぞれのケースでの文例を考えてみましょう。
【電話での文例】
「お忙しいところ恐れ入ります。〇〇部の〇〇です。実は昨夜、父が亡くなりましたので、忌引休暇をいただきたく、ご連絡いたしました。
つきましては、誠に勝手ながら、故人の遺志により、葬儀は近親者のみで執り行うことになりました。皆様からの御香典や御弔電は固くご辞退させていただきたく存じます。お気持ちだけ、有り難く頂戴いたします。ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。」
【弔電を断る会社へのメール文例】
件名：【訃報】〇〇部 〇〇（氏名）
〇〇部長
皆様
お疲れ様です。〇〇部の〇〇です。
先ほどお電話でもご報告いたしましたが、かねてより療養中でありました父〇〇が、〇月〇日に永眠いたしました。
ここに生前のご厚情に深く感謝し、謹んでご報告申し上げます。
なお、故人の遺志により、葬儀は近親者のみにて執り行うこととなりました。
つきましては、誠に勝手ながら、皆様からの御香典、御供花、御弔電の儀は固くご辞退申し上げます。
皆様のお心遣いに深く感謝いたします。
休暇中はご迷惑をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
【記】
葬儀日程：通夜 〇月〇日（〇）〇時～、告別式 〇月〇日（〇）〇時～
場所：〇〇セレモニーホール
喪主：〇〇 〇〇（続柄：長男）
以上のような形で、必要な情報を過不足なく、かつ丁寧に伝えることが大切です。
まとめ：弔電の辞退を会社へ伝える例文の要点
今回は、会社への弔電を辞退する際の失礼のない伝え方や例文についてお伝えしました。以下に、本記事の内容を要約します。
・弔電辞退は故人の遺志や家族葬、遺族の配慮などが理由となる
・辞退を伝えるタイミングは、忌引申請時の第一報が最もスムーズ
・まずは上司に電話で口頭報告し、辞退の意向も直接伝えるのが丁寧
・メールでは件名を分かりやすくし、辞退の理由と項目を明確に記す
・「お気持ちだけ頂戴します」の一言が、相手への配慮を示す
・香典も辞退する場合は、その旨を具体的に明記し誤解を避ける
・家族葬が理由の場合、その旨を伝えると意図が伝わりやすい
・弔電を辞退された会社側は、本人の意向を尊重し何もしないのが最善の配慮
・辞退した場合でも、職場復帰時には改めてお礼の挨拶をすることが重要
・休暇中のフォローへの感謝も忘れずに伝える
・会社は慶弔規程がありつつも、個人の意向を優先する柔軟な対応が望ましい
・従業員が気兼ねなく意向を伝えられる職場環境が大切
・訃報連絡と辞退の連絡は、電話とメールで同時に行うと確実
・文例では、理由・辞退項目・感謝の三点を盛り込むと良い
・丁寧な言葉遣いで、相手の弔意を尊重する姿勢を示すことが何より大切
身内に不幸があった際は、精神的にも時間的にも余裕がない状況に置かれます。そのような中で、会社への対応にまで心を配るのは大変なことですが、適切な対応を知っておくことで、少しでも心穏やかに故人を見送ることができるかもしれません。この記事が、万が一の際に、あなたの助けとなることを願っています。
